اسکن اسناد و مدارک

همه چیز در رابطه با نرم افزار های مدیریت مستند

می دانید که در شرکت ها و ادارات حجم بالایی از اطلاعات و اسناد وجود دارد. به روشی که برای حفظ و ذخیره این اطلاعات توسط شرکت ها و یا سازمان ها استفاده می شود، مدیریت اسناد می گویند. مدیریت اسناد ممکن است با انواع مختلفی در قالب های کاغذ و یا الکترونیک انجام گیرد.

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

اسکن سازی سریع در کسب و کارها کوچک

در دنیای امروز بسیاری از اسناد و مدارک دیگر فاقد نسخه های چاپی بوده و حجم انبوهی از اطلاعات به وسیله اسکن سازی و آرشیو دیجیتال نگهداری می شوند. این رونق موجب توجه کسب و کار ها به روش بایگانی دیجیتال شده است، اما با این همه هنوز می توان مصرف میزان بالایی از کاغذ را در خانه ها و مشاغل مشاهده کرد. 

اگرچه هنوز برای امضای مدارک و یا برخی از اسناد حقوقی به کاغذ نیاز است اما ذخیره سازی و بازیابی آن به فضای قابل توجه و منابع انسانی زیادی احتیاج دارد. بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند تا برای مدیریت آسان خود سوابق کاغذی خود را برای دیجیتالی و در رایانه ذخیره کنند. شما با مطالعه در چندین منابع مهم می توانید به این موضوع مهم سریع تر دست پیدا کنید.

فیدر مدارک به صورت خودکار ADF

شما برای تبدیل اسناد به حالت دیجیتالی به اسکنر نیاز دارید ، اما اسکنرهای مسطح ، با قابلیت همه کاره ای که دارا هستند نیاز به این دارند تا به هنگام اسکن سند درپوششان برداشته شود و تنها هر صفحه را به صورت تکی بر روی آن قرار دهند.

علاوه بر این ، اسکنرهای تخت با سرعت حرکت یک لامپ در بستر شیشه شان محدود می شوند. گزینه بهتر برای استفاده از اسکنر هایی که می خواهند استاد و مدارک چند صفحه ای را اسکن کنند ، اسکنر فیدر اسناد به صورت دیجیتالی می باشد . اگرچه پیاده سازی اطلاعات ADF  دراسکنر متفاوت است ، اما همگی شان یک دیسک کاغذی دارند که صفحه های اسناد بر روی لامپ اسکنر کشیده می شود و به این ترتیب ، آنها می توانند به طور خودکار یک دسته از اسناد چند صفحه ای را یکی یکی اسکن کنند .

لزوم اسکن اسناد

در مقالات قبلی همواره تاکید بر فواید و مزیت های استفاده از اسکن سازی اطلاعات داشته این و آن را به شما توصیه کرده ایم. اما خارج از این ها شاید برای شما سوال پیش بیاید که چرا ؟ ضرورت استفاده از این روش چیست؟ در ادامه ی این مطلب به همین مسئله خواهیم پرداخت و لزوم توصیه ی اکید به اسکن سازی را بررسی خواهیم کرد.

 اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می توان از گامهای اولیه ورود به حوزه مدیریت اسناد دانست . بدیهی است برای استفاده از فناوری های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات ،  لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد . بدین منظور استانداردهایی برای بخشهای مختلف این فرایند تعریف گردیده است که ضمن حفظ یکپارچگی محصولات ، از هر گونه آسیب به اطلاعات جلوگیری شود در اسکن اسناد و مدارک آنچه بیش از هر چیز اهمیت می یابد این است که در صورت هر گونه نقص و انحراف در روش اجرا امکان از دست دادن اطلاعات برای همیشه وجود دارد اصولا خطا در تبدیل یک سند کاغذی به الکترونیک برابر است با امحای آن چرا که در یک بانک اطلاعاتی دسترسی به مدارک مبتنی بر آدرسهایی است که در صورت اشتباه در تکمیل آن امکان بازیابی مدارک وجود نخواهد داشت .

از این رو اسکن اسناد و مدارک (اگر چه ظاهراً به سهولت قابل اجرا است ) دارای درجه ای از حساسیت است که می توان آن را یکی از سه بخش مهم ساماندهی اسناد دانست .

شرکت آسان بایگان پارسی با بهره گیری از تجهیزات پیشرفته در این بخش ، پروژه های متعددی در زمینه اسکن اسناد و مدارک انجام داده است . تنوع کیفیت ، جغرافیا و روش نگهداری مدارک طی این مدت ، تجربیاتی ارزشمند به همراه داشته است که ضمن انطباق با استانداردهای اسکن اسناد ، امکان بومی سازی بسیاری از خدمات را برای مشتریان فراهم نموده است .

برترین نرم افزار ایجاد دبیرخانه

یکی از مواردی که مشکل شایعی در زمینه ی بایگانی ادارات و شرکت ها محسوب می شود دبیر خانه است که محل رد و بدل سازی حجم عظیمی از نامه های کاغذی و ادارای است. در رابطه با بایگانی اسناد به روش دیجیتال پیش از این صحبت کرده ایم. اما آیا نرم افزای برای ایجاد دبیرخانه نیز موجود است ؟ در ادامه بیشتر به این مسئله خواهیم پرداخت. 

1- نرم افزار دبیرخانه آدا

نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.

مدیریت اسناد

ثبت دائمی اسناد

سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.

برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:

• امکانات اسکن و بایگانی
• هشدار برای نامه های تکراری
• دسترسی برای نامه های محرمانه
• ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
• چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
• امکان اشتراک گذاری زونکن ها در نرم افزار دبیرخانه
• امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها
• نرم افزار دبیرخانه قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
• پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …
• امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
• پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
• امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

اسکن پرونده های سازمانی

می دانید که همواره سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی با حجم انبوهی از پرونده ها و مدارک کاغذی رو به رو هستند که احتیاج به بایگانی و نگهداری دارد. این موضوع دو چالش را به همراه دارد اول تامین امنیت این حجم از اسناد و مدارک و دوم فضای اشغالی این میزان کاغذ و برگه که قطعا هر دو مورد موجب تحمیل هزینه هایی سنگین برای این سازمان ها می شوند. 

از طرفی بیرون کشیدن پرونده ای در میان انبوهی از کاغذ ها و پرونده ها در اتاق های بایگانی درست در زمانی که تنها یک کارمند در این اتاق ها فعالیت می کند یک شکل بسیار بزرگ بر سر راه ارباب رجوع و حتی سایر کارمندان بوده است.

در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند.

طی سال های گذشته افراد مختلفی برای رفع این مشکلات تلاش کرده اند که حاصل این تلاش ها ایجاد محیطی مناسب و ایمن برای بایگانی بوده است. اسکن مدارک سازمانی و یا عبارت دیگر اسکن پرونده های اداری راه حل پیشنهادی این افراد برای ادارات و سازمان های خصوصی و دولتی است.

مزیت های  اسکن اسناد سازمانی

اسکن و بایگانی اسناد و مدارک سازمانی می تواند منجر به اتفاقات بسیار خوبی در میان این ادارت شود. از مهمترین این فواید باید ایجاد محیطی امن برای پرونده ها را ذکر کرد، به گونه ای که با اسکن سازی و ایجاد دسترسی های محدود می توان تنها به افراد خاصی اجازه دست یابی به اسناد خاص سازمان یا اداره را داد. در حالی که در اتاق های بایگانی این امکان وجود ندارد.

از دیگر فواید اسکن پرونده های اداری و اسکن اسناد سازمانی باید به دسترسی سریع به پرونده مدنظر اشاره کرد به طوری که تنها با جستجو نام پرونده و یا مشخصات بسیار کمی از آن می توانید پرونده را به صورت کامل در صفحه نماش خود مشاهده کنید.