بایگانی دیجیتال

مزایای بایگانی دیجیتال

می دانید که در گذشته از روش های سنتی برای نگهداری و ذخیره داده ها استفاده می شد که البته به علت فضای اشغالی و عدم سهولت دسترسی ، دشوار بود. اما امروزه با توسعه ی تکنولوژی های جدید و بازشدن پای بایگانی دیجیتال و اسکن به این عرصه ، افراد بسیار راحت تر می توانند حجم انبوهی از اطلاعات را ذخیره سازی کنند. در ادامه با مزایای این روش آشنا شوید. 

بدون شک جایگزین کردن بایگانی دیجیتال با بایگانی های سنتی، بایگانی های حجیم و پر دردسر مزایایی وجود دارد که غیر قابل چشم پوشی است. در ادامه برخی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال را برای شما ارائه میکنیم.

سهولت کارها

یکی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگان دیجیتال ، این است که تاثیر مستقیم روی بهبود فرآیندهای اداری و کاهش حجم به اصطلاح کاغذ بازی میشود زیرا در بایگانی های سنتی برای پیدا کردن یک سند خاص نیاز بود که حجم زیادی اسناد و مدارک را زیر و رو کنیم که این کار علاوه بر زمان بر بودن بسیار خسته کننده میباشد و انرژی زیادی را از نیروی کار میگیرد. از سوی دیگر احتمال گم شدن یا از بین رفتن برگه ای خاص در میان اسناد بسیار بالاست و همین یکی از بزرگترین معایب بایگانی به صورت سنتی میباشد.

 

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین میبرد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا میباشد. یعنی میتوان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.

سرعت بالای جستجو با بایگانی دیجیتال

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

 


مفهوم و کاربرد OCR

OCR 

OCR چیست ؟ به نوعی نرم افزار گفته می شود که نوشته های چاپی را از طریق پردازش به کاراکتر های بدل می کند که کامپیوتر قادر به پردازش آنها باشد. این نرم افزار کاربرد های زیادی داشته و جایگاه مناسبی برای خود دست و پا کرده است. اکنون نیز قصد ما از ارائه ی این مطلب بررسی بیشتر در مورد طرز کار این فناوری است. با ما همراه باشید تا در این باره بیشتر بدانید. 

نرم افزار  OCR چگونه عمل میکند

وقتی در حال خواندن یک نوشته هستیم مغز ما با کمک چشم کاراکترهای اپتیکی را پردازش میکند که حتی متوجه چنین پردازشی نخواهیم شد چشم ها امکان اشکال ثبت شده کاراکترها را برعهده میگیرند و در ادامه مغز این کاراکترها را پردازش میکند.

تکنولوژی OCR نیز مشابه این فرآیند را بوسیله کامپیوترها امکان پذیر میکند . در این فرآیند تصاویر مربوط به یک متن یا سند از طریق تصویربرداری دیجیتال با دوربین دیجیتال های معمول یا اسکنر گرفته شده و به کامپیوتر داده میشود سپس این تصاویر به عنوان فایل های گرافیکی مورد استفاده قرار میگیرد.

OCR چیست

در ابتدای این کار برای کامپیوتر برای این فایل ها هیچ تفاوتی با سایرفایل های تصویری مانند عکس های منظره و …. قائل نیست و تفاوت زمانی مشخص میشود که یک نرم افزار واسطه وارد این عملیات میشود.  طی این فرآیند تصویر متن که برپایه فرمت های تصویری است به فایل متنی مانند txt  یا docs و هر فرمت دیگری میتواند تبدیل شود.


انواع فناوری اسکن

 اسکنرها 

با افزایش میزان داده ها و اهمیت مراقبت از آنها به مرور اسکن مدارک و اطلاعات و کاربرد آن افزایش یافت. از همین جهت تولید کنندگان اسکنر ها نیز فناوری های جدید تری را در اختیار عموم قرار دادند. به طور کلی اسکنر ها را بر اساس فناوری می توان به دو نوع تقسیم کرد که ما قصد داریم این دو را با هم مورد بررسی قرار دهیم. با ما همراه باشید تا با فناوری های CCD و CSI بیشتر آشنا شوید. 

در طی سال های اخیر ، اهمیت اسکن در جاهایی که با اسناد مهندسی و عریض سروکار دارند رو به روز بیشتر شده است. وقتی به اسکن اسناد عریض فکر می کنیم ، متوجه می شویم که واقعاً همچین نیازی وجود دارد. در اینجا به برخی از مزایای کلیدی اسکنرهای اسناد اشاره می کنیم:

تکنولوزی CCD

از دیگر فناوری اسکن CCD است . این فناوری همان فناوری ای است که در دوربین های قدیمی دیجیتال از آن استفاده میشد ( امروز در اغلب دوربین ها از فناوری CMOS و در انواع پیشرفته و گرانقیمت از فناوری BSI استفاده میشود.) . CCD از عدسی ها برای ثبت تصویر روی سنسورها استفاده میکند. از این فناوری اغلب برای اسکن تصاویر رنگی با جزییات بالا در تصویر برداری استفاده میشود.

نرم افزار مدیریت اسناد

این اسکنرها به دلیل استفاده از CCD باعث شده تا انتخاب اول هنرمندان برای اسکن گرافیکی و هنری باشد. ولی با این حال از اسکنرهای دارای فناوری CCD در اسکن نقشه های مهندسی و اسناد با جزییات بالا نیز استفاده میشود. قدرت ثبت جزییات در این اسکنرها باعث میشود که میتوانند نقشه هایی را که چندین بار تا خورده اند با ثبت عمق زیادی از جزییات امکان حذف رد تا خوردگی در آن را بطور کامل از بین ببرند.

فناوری های اسکن تصویر

درواقع بخاطر کیفیت بسیاربالا در اسکن جزئیات است که تکنولوژی اسکن CCD را به بهترین انتخاب برای کارهای گرافیکی و هنری تبدیل کرده است. اما این موضوع باعث نمی شود که از تکنولوژی اسکن CCD در کارهای مهندسی و اسناد حرفه ای استفاده نشود! بسیار از شرکت های ساختمانی ، مشاوره ای و تولیدی از این نوع اسکنرها استفاده می کنند.


مراحل اسکن مدارک

فرآیند اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک امروز بیش از پیش مورد توجه افراد قرار گرفته است چرا که این روش با ذخیره سازی انبوه و اشغال فضای کمتر ، امنیت بیشتری نیز به لحاظ ماندگاری مدارک دارد. همچنین طریقه دسترسی به اطلاعات و داده ها را سهولت می بخشد و به طور کلی روش مطلوب تری محسوب می شود. در این مطلب ما قصد داریم شما را با مراحل اسکن اسناد و مدارک آشنا سازیم.

مراحل اسکن اسناد به صورت زیر است:

  • آماده سازی اسناد و مدارک ( این مرحله در قیمت اسکن مدارک به طور کامل شرح داده شد.)
  • اسکن اسناد و مدارک که شامل ایجاد تصاویر دیجیتال از اسناد است.
  • ارتقا دادن وضوح تصاویر اسکن شده برای خوانایی بیشتر
  • استاندارد سازی فرمت های اسکن شده بسته به نوع اسناد
  • بایگانی کردن اسناد اسکن شده با نرم افزارهای مخصوص آرشیو سازی

مراحل اسکن اسنادنمونه ای از یک سند اسکن شده

با توجه به توضیحات مختصر بالا شاید این فرآیند در ظاهر بسیار پیچیده و زمان بر و در عین حال گیج کننده بنظر برسد ، اما از این نظر نگران نباشد و تمامی مراحل اسکن اسناد خود را به ما واگذار کنید.

تیم ما دارای افراد متخصص و با سابقه در زمینه ایجاد آرشیو دیجیتال از اسناد میباشد. کافیست با ما تماس بگیرید و در مورد نوع اسناد خود با متخصصین ما صحبت کنید و پس از مشخص شدن و دسته بندی اسناد شما ، باقی کارها و فرآیند اسکن مدارک را به ما واگذار کنید و دیگر نگران هیچ چیز نباشید.

اسکن مدارک در تهران

اسکن اسناد دارای مزایا و برتری هایی نسبت به بایگانی به روش سنتی است که در آینده به طور مفصل آن را برای شما شرح خواهیم داد. از اعتماد شما به شرکت ما در جهت اسکن مدارکتان سپاس گزاریم.

 


بررسی میکروفیلم

میکروفیلم و کاربرد آن 

آیا تا به حال کلمه ی میکروفیلم به گوشتان خورده است ؟ به طور کلی ابزار یا وسیله ای که در نسخه برداری دیجیتال از اسناد و یاهرگونه اسناد گرافیکی کاربرد داشته باشد ، میکرو فیلم نامیده می شود. ما در این مطلب قصد داریم به بررسی بیشتر در این باره بپردازیم ، پس برای آشنایی بیشتر با میکروفیلم ها و انواع آنها با ما همراه باشید. 

میکروفیلیمینگ ، که به آن میکرو فتوگرافی نیز گفته میشود روشی است برای ثبت تصاویر بسیار ریز که مشاهده آن بدون تجهیزات نوری امکان پذیر نمیباشد.

این روش فشرده سازی عکاسی سبب صرفه جویی شگفت انگیز 99 درصدی در فضا میشود . خدمات میکروفیلمینگ یکی از روش های پرکاربرد در تصویر برداری مدرن است که روز به روز به اهمیت آن افزوده میشود.

میکروفیلم

علت افزایش روز افزون محبوبیت میکروفیلمینگ در این است که بخش عمده ای از کتاب ها ، مجلات و… به دلیل کیفیت پایین کاغذ و چاپ رو به زوال میباشد و میکروفیلمینگ تقریبا هفتاد سال است که به عنوان روشی برای نسخه برداری از اسناد چاپی با استفاده از متد عکاسی فراهم کرده است. با استفاده از این روش مدرن ، میکروفیلم امکان ثبت تصاویری را فراهم میکند که دارای عمرطولانی نگهداری ، تا 500 سال میباشند که عددی بسیار طولانی تر از با کیفیت ترین چاپ های ممکن در عصر حاضر است.

 کاربرد انواع میکروفیلم 

حال که فهمیدیم میکروفیلم چیست اشاره ای کوتاه به انواع آن میکنیم که هرکدام آن ها دارای زمینه کاربردی مختص به خود است.

  • رول 16 میلیمتری که برای نگه داری تا 12000 صفحه اسناد در ابعاد A3 بکار برده میشود.
  • رول 35 میلیمتر برای نگه داری اسناد تا 3000 صفحه در ابعاد A0 و بزرگتر بکاربرده میشود.
  • میکروفیش برای نگه داری اسناد مرتبط به هم تا سایز A0 و بزرگتر بکار برده میشود.