3 کاربرد مهم اسکن اسناد

انواع اسکن مدارک

اسکن اسناد و مدارک با توجه به کاربرد های منحصر به فرد خود در زمینه های مختلفی مورد توجه قرار گرفته و به کار گرفته می شود. اسکن اسناد نیز انواع مختلفی دارد. اگر علاقه مند به آگاهی از انواع اسکن اسناد و مدارک و ویژگی های آنها هستید ، با ما در ادامه ی مطلب همراه باشید. 

  1. اسکن اسناد پرسنلی:

همه شما به خوبی می دانید که در هر سازمانی واحدهای گوناگون وجود دارد و هر یک از این واحدها بر اساس فعالیت هایی که دارند مدارک شان ر ا تولید می کنند. اسکن اسناد و مدارک از جمله مهمترین و اصلی ترین مدارکی می باشد که هر سازمانی آن را دارد. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن توجه شود. از آنجایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی در حال افزایش می باشد باید از آنها به خوبی نگهداری شود و سیستم الکترونیکی اسکن یکی از بهترین سیستم ها به شمار می رود. نصب و راه اندازی این برنامه می تواند به شما کمک کند که به بهترین نحو ممکن بهره وری سازمان ها را افزایش دهید.

  1. اسکن اسناد حسابداری و مالی

فاکتورهای خرید و اسنادی که مربوط به حسابداری یک شرکت و سازمان می باشد از جمله مهمترین اسناد یک شرکت به شمار می رود. در واقع باید بدانید این مدارک بسیار پر استفاده می باشد و افرادی که در بخش حسابداری کار می کنند بیش از اندازه روزانه به این مدارک نیاز دارند و باید از آنها استفاده کنند. اگر به خوبی نتوانید از این فاکتورها نگهداری کنید و کنترل دقیقی روی آنها نداشته باشید امکان دارد که هزینه های زیادی را پرداخت نمایید.

انواع اسکن اسناد و مدارک

  1. اسکن اسناد و پرونده های پزشکی

بیشتر مراکز خدمات درمانی مانند مراکز های جراحی، بیمارستان ها، مطب های خصوصی، دندانپزشکی ها، کلینیک ها و …. نیاز دارند که سوابق بیماران خود را نگهداری کنند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین نرم افزارهایی می باشد که شما می توانید پرونده های پزشکی را درون آن جای دهید. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه رتبه مراکز درمانی شما بالاتر می رود هزینه های دسترسی پیدا کردن به آن را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد.

 


مهم ترین نکات در اسکن مدارک

5 نکته مهم برای اسکن اسناد و مدارک

امروزه مردم به ذخیره سازی و بایگانی دیجیتال روی آورده اند اما این روش هم می تواند مشکل ساز باشد. اینکه حجم زیادی از فایل های دیجیتال نیاز به نگهداری داشته باشند ، خود موضوع دیگری است. اما لازم نیست که خیلی نگران باشید؛ شما تنها با اگاهی از چند نکته در مورد اسکن اسناد و مدارک می توانید این معضل را حل کنید. 

  1. یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

2. قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.

نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلید واژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.

3. ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.

اسکن و دیجیتال سازی تخصص آسان بایگان است. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.

نکات اسکن مدارک

4. فایل های غیر ضروری را حذف کنید.

در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟

اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.


مهم ترین نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار مدیریت فایل مدارک و اسناد

نرم افزار های مدیریت اسناد مختلفی وجود دارند و تعداد آنها محدود نیست. این نرم افزار ها در برخی از موارد و ویژگی های مهم و کلیدی مشترک و مشابه یکدیگر هستند. ما در ادامه ی این مطلب این ویژگی ها را مورد بررسی قرار می دهیم ، پس برای آگاهی بیشتر در این باره با ما همراه باشید. 

ویژگی های نرم افزار مدیریت فایل  اسناد

این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.

  • بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
  • عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
  • امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
  • امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
  • قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
  • دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان

نرم افزار مدیریت اسناد

  • قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
  • دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
  • قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
  • قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
  • قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
  • قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
  • پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
  • قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

قیمت اسکن اسناد

تعیین قیمت اسکن اسناد و مدارک 

اسکن اسناد و مدارک و بایگانی دیجیتال امروز جایگزین روش های  قدیمی شده است و مزایای بیشتر و دسترسی آسان تری را برای افراد فراهم می کند. اما شاید در رابطه نحوه تعیین قیمت اسکن اسنادو مدارک کنجکاو باشید . ما در ادامه قصد داریم که در رابطه با این موضوع صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

قبل از هرگونه توضیح در مورد نحوه تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد باید به این نکته اشاره کنیم که برآورد هزینه تهیه فایل های اسکن شده ، به عوامل زیادی وابسته است که در اینجا سعی میکنیم به این عوامل به صورت تفکیک شده بپردازیم.

بررسی اولیه اسناد 

اولین اقدام برای تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد ، بررسی اولیه آن ها میباشد این بررسی اولیه موارد زیر را در بر میگیرد.

  • تعداد کل اسناد و مدارک

پیش از هر گونه اظهار نظر باید تعداد اسناد را مشخص کنیم زیرا تعداد این اسناد یکی از مهمترین عوامل در تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد میباشد. باید توجه داشته باشید شمارش تعداد اسنادی که بایگانی شده معمولا در بعضی سازمان ها بقدری زیاد است که از هر نوع روشی که در نظر بگیرید بازهم تقریبی بدست می آید. یکی از ساده ترین روش ها شمارش تعداد سندهای بایگانی شده در یک زونکن و سپس گرفتن میانگین از کل آن هاست. بهتر است اسناد درون زونکن ها از دارای تفکیک دسته بندی باشند تا با میانکین گیری از هر دسته بندی تعداد برآورد شده به تعداد واقعی نزدیک تر باشد.

  • محدودیت زمانی

هرچه برای دریافت اسکن اسناد و مدارک خود دارای محدودیت زمانی بیشتر باشید ( یعنی خواهان تحویل سریع تر اسناد و مدارک اسکن شده خود باشید) مسلما هزینه بیشتری پیش روی خود خواهید داشت.

  • نیاز به اصلاحات در خروجی های اسکن شده

گاهی اسناد قدیمی در اسکن دچار مشکلاتی میشوند که برای واضح شدن آن ها نیاز به اصلاحاتی در نرم افزارهایی امثال فتوشاپ پیدا میکنند ، چنین اسنادی علاوه بر نیاز به زمان بیشتر برای اسکن هزینه های بیشتری نیز در پی خواهند داشت.

  • سایز اسکن های مد نظر

منظور این است که برای این اسناد دقیقا به چه ابعادی نیاز داریم ( استانداردهای A3 ، A4 یا A5 ) ؟ هرکدام از استانداردها نیاز به روش ها و زمان متفاوتی دارد.

قیمت اسکن اسناد

 

  • رنگی یا سیاه و سفید بودن

از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر قیمت اسکن اسناد و مدارک رنگی یا سیاه سفید بودن آن هاست . اسکن رنگی ، اسکنرهای پیشرفته تری را میطلبد که خود هزینه های سنگین تری به همراه می آورد.

  • صفحه ها پیوسته باشند یا مانند صفحات کتاب جدا باشند

همانطور که از عنوان مشخص است اسکن صفحه صفحه بصورت دستی هزینه زمان و زحمت بسیار زیادی میطلبد به همین دلیل هزینه بیشتری نیز نسبت به اسکن پیوسته به همراه دارد.

 


5 تکنولوژی مدرن برای آرشیو دیجیتال

فناوری های جدید ایجاد آرشیو

ذخیره و بایگانی اطلاعات با اشغال فضای کم ، با قابلیت حمل و دسترسی آسان ، همه و همه نیاز هایی هستند که موجب شده اند تا افراد به بایگانی دیجیتال احتیاج داشته باشند. از همین جهت تکنولوژی ها و فناوری های مختلفی در این عرصه ارائه شده است که ما قصد داریم آنها را بررسی کنیم. با ما همراه باشید تا در مورد تکنولوژی های مدرن ایجاد آرشیو بیشتر بدانید. 

استفاده از تکنولوژی های جدید برای ایجاد آرشیو دیجیتال روز به روز در حال گسترش است. از آنجایی که سرعت در دنیای تجارت هر روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود، از وکلا انتظار میرود هر روز پاسخگوی مطالبات بیشتری شوند، در نتیجه نیاز به تولید اسناد با سرعت فزاینده ای افزایش میابد. با وجود فرآیندهای مختلف بین ایجاد و تکمیل یک سند، تیم ها باید تمام تلاش خود را بکار گیرند تا این فرآیند را کاهش دهند. از این رو استفاده از تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو اهیمت بسیار زیادی دارند.

دیجیتال شدن اسناد باعث شده انقلاب عظیمی در سرعت تولید و ذخیره سازی اسناد پدید آید و بکار بردن جدیدترین فناوری ها دایما این سرعت را افزایش می دهد. جدا از این ها این فناوری ها علاوه بر ارتقای سرعت ایجاد اسناد، باعث کاهش شدید نیاز شما به تیم های متخصص فناوری اطلاعات میشود.

مسیریابی خودکار اطلاعات اسکن شده

دستگاه های کپی پیشرفته شبکه و MFP ها اجازه میدهد تا پرونده ها بطور خودکار به یک پوشه از پیش تعریف شده در سیستم مدیریت اسناد یا حتی یک راه حل اشتراک گذاری فایل مبتنی بر سرویس ابری برای اشتراک گذاری با اعضای مختلف تیم بصورت فوری هدایت شوند. همچنین استفاده از فناوری های خاص اسکن میتواند پردازش فرم های کاغذ را با قرار دادن در قسمت های خاص روی یک سند کاغذ و استخراج داده های کلیدی از تصویر اسکن شده انجام دهد. سپس این داده ها برای هدایت خودکار سند بطور مستقیم برای گردش کار سریع تر و کارآمد تر استفاده میشود. در نهایت این به این معنی است که بیشتر مراحل دستی لازم بین اسکن سند و ارسال آن به اشخاص ثالث ناپدید میشوند.