اسکن اسناد و مدارک

سرعت بالای جستجو با اسکن اسناد

اسکن اسناد و مدارک یا همان بایگانی دیجیتال امروزه به صورت گسترده ای در میان افراد شایع شده است و روش محبوب تری نسبت به روش سنتی است. علت این مسئله چیست ؟ قطعا این محبوبیت نتیجه ی مزایایی است که استفاده از این روش به همراه دارد. در ادامه راجع به چند مورد از این مزایا بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

کاهش فضای اشغال شده

کاهش فضای اشغال شده یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال است. در بایگانی های سنتی معمولا به تدریج که تعداد اسناد و مدارک کاغذی رو به افزایش میگذاشت ، فضای مورد نیاز بایگانی ما نیز افزایش میافت به طوری که در حد یک اتاق هم جا اشغال میکرد و ما را با انبوهی از پوشه ها و زونکن ها که کاغذهای زیادی به آن ها الحاق پیدا کرده بود رو به رو میساخت. بایگانی بصورت دیجیتال تمام آن اتاق شلوغ و پر از کاغذ و سند را به یک حافظه فلش کوچک که به راحتی در جیب شما هم قابل جایگیری است مبدل میسازد.

دسته بندی امن تر با دیجیتال سازی اسناد

در ابتدای این نوشته اشاره ای به این داشتیم که اسناد کاغذی ممکن است گم شوند و یا حتی از بین بروند . فرض کنید یک سند خیلی خاص که حتی دارای یک کپی است کاملا ازبین برود ، حال چه اتفاقی می افتد؟

تکنولوژی اسکن اسناد

مراحل اسکن مدارک

اسکن دیجیتال از اسناد چنین خطری را به طور کامل از بین میبرد. اسکن دیجیتال این امکان را بوجود می آورد که براحتی بتوانید بر روی اسناد خود کنترل داشته باشید و کامل بدانید که چه کسی و در چه تاریخی آن را بوجود آورده یا ویرایش کرده است. پس بایگانی دیجیتال این امکان را فراهم میکند تا دسترسی های خاص را به افراد خاص بدهید و خیالتان از این که سندتان توسط افراد دیگر دستکاری ، حذف یا تغییر داده شود ، راحت باشد.

کاهش هزینه ها

هزینه ها در بایگانی های سنتی بسیار بالاست علاوه بر اینکه هزینه های مالی زیادی همراه دارد ، هزینه هایی مانند اشغال فضای بسیار زیاد ، زمان مورد نیاز برای یافتن هر سند و….. را نیز شامل میشود. با استفاده از اسکن و بایگانی دیجیتال میتوان تمامی اسناد کاغذی را دور دور ریخت و از این طریق علاوه بر صرفه جویی در هزینه ، در فضا و زمانی که باید برای یافتن اسناد بکار ببریم نیز صرفه جویی میشود.

برای اطلاع از هزینه های ایجاد بایگانی دیجیتال رو قیمت اسکن مدارک کلیک کنید.

نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های مختلفی برای مدیریت اسناد ارائه شده اند که به چند مورد محدود نمی شوند اما جالب است بدانید که تمامی آنها چند ویژگی مهم را دارا هستند. در رابطه با اینکه این ویژگی های مهم چه مواردی هستند در ادامه بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های آرشیو اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.

تعریف اسناد طبقه بندی شده

در رابطه با اسناد طبقه بندی شده چه می دانید ؟ اسناد و یا اطلاعات طبقه بندی شده که با نام اسناد محرمانه نیز شناخته می شوند ، در موارد خاصه مانند شرکت های خصوصی و یا دولت ها برای حفظ و نگهداری امن اطلاعات و داده های مهم استفاده می شوند. در ادامه با این نوع اسناد شما را بیشتر آشنا خواهیم ساخت. 

اطّلاعات طبقه‌بندی یا اسناد طبقه بندی شده ،اطلاعات حساسی است که، بر پایه قانون یا مقرّرات داخلی بنگاه‌های مالک آن، دسترسی به آن برای گروه خاصی منع شده‌ است. گاه اصطلاح «اسناد طبقه‌بندی‌شده» یا «اطلاعات محرمانه» نیز در این مورد به کار می‌رود. تقریبا همه دولت‌ ها ضوابطی برای طبقه ‌بندی اسناد و اطلاعات دارند. بسیاری از شرکت ‌های خصوصی نیز برای حفاظت از اطلاعات مالی و فنی خود نوعی نظام طبقه ‌بندی دارند.

در نظام دولتی ایران معمولاً اطلاعات طبقه ‌بندی ‌شده چهار دسته هستند.

1. محرمانه
2. خیلی محرمانه
3. سری
4. کاملا سری

همه چیز در مورد اطلاعات طبقه بندی شده

طبق ماده (1) آئین ‌نامه طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی شماره 14–170/م – 2/10/1354 وزارت دادگستری، «اسناد سری و محرمانه دولتی به اعتبار مقدار مراقبتی که باید در حفظ آن ‌ها بشود به چهار طبقه تقسیم می‌شوند: طبقه اول ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ‌ها به اساس حکومت و مبانی دولت ضرر جبران ناپذیری برساند. طبقه دوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن‌ ها منافع عمومی و امنیت ملی را دچار مخاطره کند.

طبقه سوم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن ‌ها نظام امور سازمان‌ ها را مختل و اجرای وظائف اساسی آن ‌ها را ناممکن کند. طبقه چهارم ـ اسنادی است که افشای غیرمجاز آن‌ ها موجب اختلال امور داخلی یک سازمان شود یا با مصالح اداری آن سازمان مغایر باشد.

اگرچه “اطلاعات یا اسناد طبقه بندی شده ” به طبقه ‌بندی رسمی و علامتگذاری اصولی بر حسب حساسیت اشاره دارد، ولی حسی شبیه به سانسور هم ایجاد می‌کند. اغلب بین طبقه ‌بندی امنیتی رسمی و علائم حریم خصوصی مانند “تجاری با اطمینان” تمایز قائل می ‌شوند.

اسکن تصاویر

اسکن اسناد و مدارک

طبقه ‌بندی ‌ها را می ‌توان با کلمات کلیدی دیگری استفاده کرد که دستور العمل‌ های دقیق ‌تری در مورد نحوه استفاده یا محافظت از داده‌ها ارائه می ‌دهد.

برخی از شرکت ‌ها و سازمان‌ های غیر دولتی نیز به دلیل محافظت از اسرار تجاری، یا قوانین و مقررات مربوط به امور مختلف از جمله حریم شخصی، رسیدگی به پرونده‌ های قانونی و زمان انتشار اطلاعات مالی، یک سطح اطلاعاتی را به اطلاعات خصوصی خود اختصاص می ‌دهند.

اسکن کتب

اسکن داده ها و روش ذخیره سازی دیجیتال داده ها دیگر در بسیاری از موارد جایگاه خود را کسب کرده و روش های قدیمی را کنا زده است. یکی از این موارد اسکن کتاب های کتابخانه است که موجب ایجاد یک کپی از هر نسخه کتاب و همچنین سهولت در جست و جوی کتاب ها می شود. در ادامه در این باره بیشتر بدانید. 

بعد از دیجیتال سازی (کتاب های مورد علاقه و با ارزش، آلبوم تصاویر، خاطرات خانوادگی، کتاب های تصویری، مجلات خاص و …) می توان آن را به فرمت مورد نظر تبدیل کرد، برای مثال تبدیل کتاب به PDF و یا فرمت های دیگری مانند PDF ، PDF Searchable ، Word ، Mobi، Epub، و … همچنین درصورتی که نیاز به چاپ مجدد کتاب بود و یا کیفیت فایل خروجی برایتان بسیار مهم است می توان در صورت درخواست کتاب را مجددا صفحه آرایی می کنند.

اسکنر مخصوص کتاب

Book-scanner یا اسکنر کتاب دستگاهی است که بدون آسیب رساندن به مجلد (کتاب، مجله و سایر موارد مشابه) قابلیت تصویربرداری و دیجیتال سازی از آن را دارا می باشد. اسکنر کتاب انواع مختلفی دارد که به روش های متفاوت عمل اسکن و نهایتا تهیه خروجی دیجیتال را انجام می دهند. تنها نکته ای که می توان در مورد اسکنرهای کتاب گفت این است که هرچقدر سنسور تصویربرداری با مجلد فاصله کمتری داشته باشد، عمل دیجیتال سازی با کیفیت و دقت بالاتری انجام خواهد شد.

از انواع اسکنرهایی مرتبط به اسکن کتاب می توان به اسکنر تمام اتوماتیک کتاب (فاصله سنسور با کتاب 10 سانتی متر) اسکنر نیمه اتوماتیک کتاب (سنسور تصویربرداری با کتاب 1 سانتی متر فاصله دارد)، اسکنر تصویربرداری از بالا (فاصله سنسور با مجلد 30 سانتی منر) اسکنر تخت (فاصله سنسور تا مجلد (کمتر از 1 سانتی متر)؛ اسکنر کششی (جهت اسکن کتاب باید برش بخورد – فاصله تا سنسور تقریبا صفر) این اسکنرها برای اسکن مواردی مانند کتاب، مجله، نسخه های خطی و موارد مشابه استفاده کرد.

انتخاب نوع اسکنر برای اسکن مجلد بستگی به نوع مجلد برای دریافت بالاترین کیفیت خروجی یا طبق درخواست افراد انجام می شود.

آشنایی با اسناد تجاری

اسناد تجاری از انواع اسناد هستند که قطعا بسیاری از افراد از آنها استفاده کرده و از مزیت هایشان بهره برده اند. آگاهی از ویژگی های این نوع اسناد و همچنین ویژگی های آنها می تواند کمک بزرگی برای استفاده ی صحیح و کارآمد باشد. از همین جهت است که ما به معرفی این ویژگی های مهم به شما خواهیم پرداخت. 

 از کاربرد های اسناد تجاری 

اسناد تجاری وسیله‌ای هستند که معاملات غیرنقدی را تسهیل می‌کنند که به عبارتی پرداختی این معاملات توسط این اسناد صورت می‌گیرد و در واقع مهمترین ویژگی این اسناد ، کارکرد آن‌ها به عنوان وسیله پرداخت است.

مبنای اولیه ایجاد اسناد تجاری به خصوص برات و سفته ، جلوگیری از خطرات احتمالی ناشی از حمل مقدار زیاد پول نقد از مکانی به مکان دیگر ، سرقت راهزنان و کاهش هزینه حمل و نقل و در نتیجه سود آوری ، بوده است . اما به تدریج فوایدی دیگری برای این اسناد مطرح گردید . مهم ترین فایده را باید به ابزار پرداخت بودن در معاملات غیر نقدی اشاره کرد . علاوه بر این موارد به تدریج وسیله‌ای برای کسب اعتبار و تامین مالی نیز به کار رفت . جمیع جهات سبب گردید ، مردم و علی الخصوص تجار در معاملات خود به جای حمل پول نقد ، از اسنادی تجاری به صورت حال یا مدت دار استفاده کنند .