اسکن اسناد و مدارک

دیجیتال سازی مدارک

در سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی همواره حجم زیادی اتز اطلاعات و اسناد کاغذی وجود دارد که احتیاج به نگهداری و بایگانی داشته و تامین امنیت آنها مشکل است. همچنین بایگانی به روش سنتی خطراتی مانند مفقود شدن اسناد و یا دزدی آنها را در پی دارد. علاوه بر اینکه ممکن است خطاهای انسانی سهوی و یا عمدی موجب از بین بردن اسناد و طالاعات گردد. 

از این رو و در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد

نماید.

دیوان محاسبات کشور به عنوان تنها ارگان ناظر دولت، مجوز فعالیت در زمینه پروسه اسکن اسناد بایگانی و تبدیل آنها به میکروفیلم را فقط به تعداد محدودی از شرکتهای خصوصی (با شرایط بسیار خاص )اعطا نموده است. شرکت آسان بایگان پارسی پس از طی مراحل قانونی به عنوان یکی از معدود بنگاه های اقتصادی فعال در این زمینه توانست در سال 1393مجوز فعالیت از دیوان محاسبات کشور را دریافت نماید.

نرم افزار اسکن اسناد

سرعت بخشیدن به پرونده ها و مدارک بایگانی شده نیاز امروز شرکت ها و ادارت است. بدین منظور، شرکت‎ ها به دنبال راه ‌های کاهش هزینه‌ ها و بهبود بهره ‌وری هستند. از این رو شرکت ها باید از ابزاری برای سرعت بخشیدن به فعالیت های خود در راستاری پاسخ به اربابان رجوع استفاده کنند. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت آرشیو یکی از بهترین شیوه ها برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک است.

نرم‎افزار Centervision

این نرم ‌افزار محصول شرکت BankTec به سادگی و سرعت کارایی کسب و کار شما را بهبود می ‌بخشد. این نرم ‌افزار یک پلت فرم واحد مشترک برای بهینه ‌سازی استقرار، اجرا و مدیریت سایت ‌های پردازش سند چند گانه از طریق یک کسب و کار جهانی است. با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه کسب و کار مناسب یا ایجاد کننده دانش، نرم ‌افزار Centervision همه داد ه‌های وارد شده را به سرعت آماده می‌کند تا خدمات مشتریان با بالاترین کیفیت را ارائه کند.

اسکن پرونده های سازمانی

می دانید که همواره سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی با حجم انبوهی از پرونده ها و مدارک کاغذی رو به رو هستند که احتیاج به بایگانی و نگهداری دارد. این موضوع دو چالش را به همراه دارد اول تامین امنیت این حجم از اسناد و مدارک و دوم فضای اشغالی این میزان کاغذ و برگه که قطعا هر دو مورد موجب تحمیل هزینه هایی سنگین برای این سازمان ها می شوند. 

از طرفی بیرون کشیدن پرونده ای در میان انبوهی از کاغذ ها و پرونده ها در اتاق های بایگانی درست در زمانی که تنها یک کارمند در این اتاق ها فعالیت می کند یک شکل بسیار بزرگ بر سر راه ارباب رجوع و حتی سایر کارمندان بوده است.

در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند.

طی سال های گذشته افراد مختلفی برای رفع این مشکلات تلاش کرده اند که حاصل این تلاش ها ایجاد محیطی مناسب و ایمن برای بایگانی بوده است. اسکن مدارک سازمانی و یا عبارت دیگر اسکن پرونده های اداری راه حل پیشنهادی این افراد برای ادارات و سازمان های خصوصی و دولتی است.

مزیت های  اسکن اسناد سازمانی

اسکن و بایگانی اسناد و مدارک سازمانی می تواند منجر به اتفاقات بسیار خوبی در میان این ادارت شود. از مهمترین این فواید باید ایجاد محیطی امن برای پرونده ها را ذکر کرد، به گونه ای که با اسکن سازی و ایجاد دسترسی های محدود می توان تنها به افراد خاصی اجازه دست یابی به اسناد خاص سازمان یا اداره را داد. در حالی که در اتاق های بایگانی این امکان وجود ندارد.

از دیگر فواید اسکن پرونده های اداری و اسکن اسناد سازمانی باید به دسترسی سریع به پرونده مدنظر اشاره کرد به طوری که تنها با جستجو نام پرونده و یا مشخصات بسیار کمی از آن می توانید پرونده را به صورت کامل در صفحه نماش خود مشاهده کنید.

اسکن مدارک حقوقی

اسناد پزشکی ، حقوقی و اداری از جمله دسته بندی های اسناد و مدارک هستند که نگهداری و بایگانی آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. اسناد حقوقی موضوع مورد بحث ما می باشد که از جمله مدارک جنجالی بوده و به علت احتیاج به رجوع و دسترسی آسان به آنها ، روش بایگانی و نگهداری این اسناد بسیار حائز اهمیت است.

یکی از مهمترین و ساده ترین شیوه هایی که به افراد و سازمان این امکان را می هد تا با کمترین هزینه، کوتاه ترین زمان و با بالاترین کیفیت به بایگانی منظم و ایمن دست پیدا کنند دیجیتال سازی اسناد و اسکن اسناد حقوقی است.

اسکن و بایگانی دیجیتال به سرپرستان  این امکان را می دهد تا دسترسی های محدود و مشخصی را برای افراد ایجاد کرده از امینت پرونده های خود اطمینان حاص کنند.

از دیگر فواید دیجیتال سازی اسناد حقوقی باید به ایجاد محیطی امن و ایجاد مانعی برای بروز عوامل و خطرات محیطی مانند آتش سوزی، زلزله و سرقت را نام برد. از این رو به افراد و سازمان ها توصیه می شود تا در اولین فرصت نسبت به ایجاد بایگانی دیجیتال اقدام کنند.

دیجیتال سازی مدارک حقوقی

شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و بایگانی دیجیتال، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری آماده خدمت رسانی به تمامی شرکت ها و ادارات خصوصی و دولتی جهت ایجاد بایگانی دیجیتال و آرشیو اسناد و مدارک است.

اسکن تصاویر

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

دیجیتال سازی اسناد حقوقی به کاربران این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان به پرونده ها و اسناد مختلف دست پیدا کنند به طوری که کافیست بخشی کوتاه ازمشخصات پرونده را در نرم افزار جست جو کرده و به طور کامل پرونده را در صفحه نمایش خود مشاهده کنند.

استفاده از نرم افزار های ایجاد آرشیو و بایگانی دیجیتال به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا در خصوص صحت مدارک، امنیت، دسترسی آسان و ساده اطمینان حاصل کنند.

مهم ترین اصول اسکن تصاویر

بایگانی دیجیتال و اسکن اسناد و مدارک روشی برای ذخیره سازی و سازماندهی اطلاعات است که از مزایای بسیاری برخوردار بوده و پیش از این نیز به بررسی این مزایا پرداخته ایم. می دانید که اسکن اسناد و مدارک برای دفاتر حقوقی ، ادارات دولتی و شرکت های خصوصی و اطلاعات پزشکی انجام گرفته و کاربرد دارد. اما در این میان اسناد و پرونده هایی هستند که تصاویر موجود در آنها نیز باید بایگانی و اسکن شود. 

از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و  مناسب شود.

اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.

در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.

• اسکن اسناد و مدارک
• اسکن عکس و تصویر
• بایگانی دیجیتال
• بایگانی میکروفیلم

 مزیت های  اسکن تصاویر

همانطور که گفته شد ایجاد یک بایگانی دیجیتال دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که میتوان سهولت دست یابی به اسناد را اصلی ترین اثر این بایگانی ها دانست. اما اسکن تصاویر به نوبه خود دارای فواید بی شماری است. از مهمترین فوایدی که می توان برای این موضوع به آن اشاره داشت باید افزایش کیفیت، امکان زوم و بزرگ نمایی بر روی تصاویر دانست.

در بایگانی های دیجیتال افراد پس از دست یابی به اطلاعات پرونده مورد نظر می توانند تمامی تصاویر موجود در این پرونده را با کیفیت تماشا کنند. از دیگر فواید این بایگانی ها می توان به اطمینان از امنیت و دور ماندن اسناد از آسیب ها و خطرات جانبی مانند آتش سوزی، پاره شدن و فرسودگی به مرور زمان دانست.

پرونده های پزشکی

پرونده پزشکی چیست ؟ پاسخ این سوال را در ادامه ی این مطلب برای شما شرح داده و به بررسی این موضوع که چه کاربردی دارند خواهیم پرداخت. همچنین یکی از انواع اسکن اسناد و مدارک ، اسکن پرونده های پزشکی به خصوص در بیمارستان ها می باشد و در رابطه با اینکه چه مزیت هایی در پی دارد صحبت خواهیم کرد. 

ثبت اطلاعات پزشکی در پرونده های بیمارستانی و پرونده پزشکی ، درحقیقت مستندسازی فعالیت های انجام شده توسط تیم پزشکی در بیمارستان و منعکس کننده فعالیت هاس پزشکان، پرستاران و سایر دستاندرکاران تیم پزشکی است. پرونده های بیمارستانی علاوه بر اینکه در موارد قانونی و تشخیص قصور و خطا های کادر پزشکی می توانند مورد استناد قرار گیرند، همچنین می توانند به عنوان مهم ترین منابع جمع آوری اطلاعات بیماران در تحقیقات کمی وکیفی، حاوی اطلاعات مفیدی برای محققین علوم پزشکی باشند. به طوری که در بسیاری از بیماری ها، اطلاعات دقیق تشخیص بیماری صرفاً براساس پرونده های بیمارستانی قابل اکتساب است و پرسش از بیماران در خصوص نوع بیماریشان چندان کمک کننده نخواهد بود.

عواملی که باعث زیر سؤال رفتن صحت یک پرونده می شود شامل از قلم افتادگی یک قسمت مهم از پرونده که شاید اطمینان از کل پرونده را سلب کند و کوتاهی و غفلت در یادداشت مراحل مراقبت اضطراری پس از معالجه است. به دلیل این که مستند سازی پس از ارائه خدمت به بیمار انجام می شود، ممکن است اغلب دقیق، کامل و آن چنان که مورد نیاز و مطلوب است، صورت نگیرد. از این رو بهتر است از دیجیتال سازی اسناد و مدارک استفاده شود.

انواع اوراق در پرونده های پزشکی

به طورکلی اوراقی که لازم است در پرونده بیماران بستری در بیمارستان وجود داشته باشد شامل دو قسمت است، اوراق اصلی و اوراق مخصوص.

اوراق اصلی برگ هایی هستند که در پرونده تمام بیماران بستری باید وجود داشته باشند ولی اوراق مخصوص برگ هایی هستند که برحسب اقدامات مورد نیاز برای بیمار، ممکن است به پرونده اضافه شوند.

برگهای دیگری از قبیل چارت دارویی برگ حسابداری و سایر اوراق متفرقه نظیر صفحه ای برای نوشتن وسایل مصرفی (مثل پروتزهای ارتوپدی یا پیسمیکر قلبی و …) نیز در پرونده وجود دارند که بعد از این برگها قرار میگیرند. در ادامه به معرفی برخی از این برگه ها میپردازیم.