اسکن اسناد و مدارک

برترین نرم افزار ایجاد دبیرخانه

یکی از مواردی که مشکل شایعی در زمینه ی بایگانی ادارات و شرکت ها محسوب می شود دبیر خانه است که محل رد و بدل سازی حجم عظیمی از نامه های کاغذی و ادارای است. در رابطه با بایگانی اسناد به روش دیجیتال پیش از این صحبت کرده ایم. اما آیا نرم افزای برای ایجاد دبیرخانه نیز موجود است ؟ در ادامه بیشتر به این مسئله خواهیم پرداخت. 

1- نرم افزار دبیرخانه آدا

نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.

مدیریت اسناد

ثبت دائمی اسناد

سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.

برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:

• امکانات اسکن و بایگانی
• هشدار برای نامه های تکراری
• دسترسی برای نامه های محرمانه
• ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
• چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
• امکان اشتراک گذاری زونکن ها در نرم افزار دبیرخانه
• امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها
• نرم افزار دبیرخانه قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
• پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …
• امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
• پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
• امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

اصول مهم در اسکن تصاویر

اسکن و بایگانی اسناد و مدارک جهت ایجاد یک آرشیو دیجیتال یا میکروفیلم دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که در مطالب پیشین وب سایت به بررسی تمامی این فواید پرداخته ایم. همچنین یاد آور شدیم که بایگانی اسناد برای تمامی دفاتر حقوقی، پزشکی، ادارت و شرکت های خصوصی و دلوت انجام میگیرد. اما گاه در میان این اساد و مدارک تصاویر وجود دارند که به همراه پروند باید در بایگانی مربوط ذخیره شوند.

از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و  مناسب شود.

اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.

در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.

• اسکن اسناد و مدارک
• اسکن عکس و تصویر
• بایگانی دیجیتال
• بایگانی میکروفیلم

ظهور دائمی اسناد

اسناد و مدارک سازمان ها و ادارات دارای اولویت بندی ها و درجه بندی اهمیت بوده و همواره نگه داری و دسترسی به آنها امری دشوار طلقی می شده است. از این رو ظهور دائمی اسناد و استفاده از نرم افزار های اسناد و مدارک امکانی را فراهم کرده است که این اولیت بندی به خوبی رعایت شده و افراد با محدودیت های دسترسی به این مدارک امکان استفاده از سیستم های آرشیوی را دارا  باشند.

ظهور دائمی اسناد به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا با ایجاد دسترسی های محدود و ذخیره سازی اسناد و دارک خود در محیطی امن از آنها با خوبی مراقبت کنند. باید این نکته را نیز به خاطر داشت که استفاده از سیستم های مدیریت دارای آموزش هایی است که تکنسین های شرکت آسان بایگان پارسی در هنگام نصب به کاربران و مدیران عامل آموزش خواهند داد.

تعریف بایگانی

واژه ی بایگانی را حتما تا به حال شنیده اید ! اما این کلمه به چه معناست ؟ بایگانی به معنی یک دسته بندی منظم است که بیشتر کارمندان در ادارات و شرکت ها با آن دست و پنجه نرم می کنند. هنگامی که بحث از طبقه بندی و مرتب کردن حجم انبوهی از مدارک و اسناد کاغذی به میان می آید بسیاری از افراد امتناع می کنند. در ادامه قصد داریم به بررسی این موضوع و روش های مختلف بایگانی بیشتر بپردازیم. 

زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار های آرشیو اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و بهتر می توانند کارهای خود را مدیریت کنند.

هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد(بایگانی اسناد) می گویند.

به طور کلی اسکن اسناد و مدارک به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد بایگانی شده دسترسی پیدا کرده و از تجاوز افراد به مدارک بسیار مهم جلوگیری کنید.

با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.

خدمات اسکن مدارک و اسناد در محل

یکی از موارد بسیار مهم همانطور که قبلا به آن اشاره شد ، نگهداری از اسناد و مدارک است. شرکت های خصوصی و دولتی هم برای حفظ اطلاعات و هم دسترسی آسان در صورت نیاز احتیاج به اسکن و بایگانی به روش دیجیتال دارند. به همین جهت است که شرکت آسان بایگان پارسی در زمینه خدمات اسکن در محل به صورت جدی فعالیت دارد. 

 از این رو و در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد نماید.

شرکت اسکن مدارک

ظهور دائمی اسناد

از این رو شرکت های بی شماری به اسکن سازی اسناد و مدارک پرداختند. شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان یکی از اصلی ترین و معتبر برتین شرکت های اسکن سازی اسناد و مدارک و دیجیتال سازی اسناد افتخار دارد که به ارائه انواع خدمات اسکن سازی و دیجیتال سازی اسناد و مدارک در تهران و سایر شهرستان ها بپردازد. از مهمترین اقدامات شرکت آسان بایگان پارسی باید به خدمات اسکن در محل بپردازد.

پس از ثبت درخواست از سوی ادارات و شرکت ها در پلتفرم آسان بایگان و ارتباط با واحد مشاوره، تکنسین های مربوطه به محل اعزال شده و به بررسی و اسکن سازی اسناد و مدارک خواهند پرداخت.

یکی از مهمترین نیاز ها برای اسکن سازی اسناد و مدارک، انتخاب نرم افزار بهینه و مناسب با نیاز های سازمان است. از این رو مشاوران  و تکنسین های آسان بایگان پارسی به صورت تخصصی به ارائه اطلاعات مورد نیاز برای ادارات و سازمان ها خواهند پرداخت که در نهایت منجر به ایجاد یک آرشیو قدرتمند می شود.