اسکن اسناد و مدارک

اسکن سازی سریع در کسب و کارها کوچک

در دنیای امروز بسیاری از اسناد و مدارک دیگر فاقد نسخه های چاپی بوده و حجم انبوهی از اطلاعات به وسیله اسکن سازی و آرشیو دیجیتال نگهداری می شوند. این رونق موجب توجه کسب و کار ها به روش بایگانی دیجیتال شده است، اما با این همه هنوز می توان مصرف میزان بالایی از کاغذ را در خانه ها و مشاغل مشاهده کرد. 

اگرچه هنوز برای امضای مدارک و یا برخی از اسناد حقوقی به کاغذ نیاز است اما ذخیره سازی و بازیابی آن به فضای قابل توجه و منابع انسانی زیادی احتیاج دارد. بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند تا برای مدیریت آسان خود سوابق کاغذی خود را برای دیجیتالی و در رایانه ذخیره کنند. شما با مطالعه در چندین منابع مهم می توانید به این موضوع مهم سریع تر دست پیدا کنید.

فیدر مدارک به صورت خودکار ADF

شما برای تبدیل اسناد به حالت دیجیتالی به اسکنر نیاز دارید ، اما اسکنرهای مسطح ، با قابلیت همه کاره ای که دارا هستند نیاز به این دارند تا به هنگام اسکن سند درپوششان برداشته شود و تنها هر صفحه را به صورت تکی بر روی آن قرار دهند.

علاوه بر این ، اسکنرهای تخت با سرعت حرکت یک لامپ در بستر شیشه شان محدود می شوند. گزینه بهتر برای استفاده از اسکنر هایی که می خواهند استاد و مدارک چند صفحه ای را اسکن کنند ، اسکنر فیدر اسناد به صورت دیجیتالی می باشد . اگرچه پیاده سازی اطلاعات ADF  دراسکنر متفاوت است ، اما همگی شان یک دیسک کاغذی دارند که صفحه های اسناد بر روی لامپ اسکنر کشیده می شود و به این ترتیب ، آنها می توانند به طور خودکار یک دسته از اسناد چند صفحه ای را یکی یکی اسکن کنند .

اسکنر ها

یک دفتر کار خانگی، دفاتر اداری و یا شرکت های بزرگ، فرقی نمی کند که کجا نیاز به استفاده از اسکنر داشته باشید؛ بلکه مسئله مهم این است که در این موارد چه نوع اسکنری مناسب نیاز شما باشد و کاربرد های لازمه را در حرفه شما برایتان فراهم کند. در رابطه با بررسی نکات مهم در حین خرید اسکنر و ویژگی های مختلف انواع آن در ادامه بیشتر بدانید. 

انواع اسکنر موجود در بازار

اسکنر های مختلفی در بازار وجود دارد که انتخاب را برای کاربران بسیار دشوار کرده است. از سویی گاه مشاوره هایی که در مغازه ها و یا فروشگاه ها صورت میگیرد هدف مند بوده و به دنبال فروش محصول خاصی هستند هرچند ممکن است این محصول و ابزار تناسبی با نیاز شما نداشته باشد. از همین رو به افراد توصیه می شود که پیش از خرید اقدام به کسب اطلاعات بسیار زیادی در خصوص محصول مورد نظر کسب کنند

اسکنر های مسطح:

اسکنرهای مسطح مانند ماشین های تکراری کار می کنند. آنها می توانند مواد را از هر دو نوع نازک و ضخیم ، از ورقهای کاغذی گرفته تا کتابها و مجلات ضخیم بررسی کنند. برای بررسی یک نسخه ، فقط آن را روی صفحه شیشه ای قرار دهید ، گیره را درست فشار داده و اجازه دهید که تصویر به طرز کامل اسکن شود . اسکنرهای چیدمان قابل توجهی که می توانند بایگانی های اندازه قانونی را بررسی کنند ، در بازار قابل دسترسی هستند.

اسکنر عکس:

اسکنرهای عکس به پردازنده های تصویری با دقت بالا مجهز شده اند که برای بررسی نگاتیوهای عکس و ایجاد بزرگنمایی های درخشان آن ها مجهز شده اند.

اسکنرهای قابل حمل:

اسکنرهای همه کاره بزرگتر از اسکنرهای دستی ، با وجود وزن کمتر از اسکنرهای مسطح معمولی ، در صورت نیاز مشتری به روشی برای فیلتر کردن بایگانی ها هنگام کار ، می توانند عملکرد قابل توجهی داشته باشند.

نگهداری از مدارک و اسناد شخصی

می دانید که حفظ اسناد و مدارک یکی از دغدغه های مهم به شمار می رود اما مسئله ذخیره و نگهداری اسناد شخصی در این میان از هر مورد دیگری بیشتر حائز اهمیت است. روش های قدیمی برای نگهداری این گونه اسناد موجب گم شدن و عدم دسترسی راحت در هنگام نیاز می شود. در ادامه راجع به نحوه  ذخیره این نوع اسناد بیشتر صحبت خواهیم کرد.

خانه شما مملو از چیزهای ارزشمندی است ، اما یکی از مواردی که در مورد امنیت خانه مورد غفلت قرار می گیرد ، ذخیره اسناد شخصی مهم است. گزارش مرکز تحقیقات ملی Consumer Reports نشان داد که از هر چهار آمریکایی یک نفر سند مالی خود را گم کرده یا فراموش می کند و تنها 40 درصد می تواند اسناد مهم را در صورت نیاز پیدا کند. اما فراتر از دانستن اینکه اسناد شما کجاست ، برخی اسناد وجود دارد ، مانند اطلاعات تأمین اجتماعی یا اظهارنامه مالیاتی ، که می تواند برای یک سارق همانند دزدین یک تلویزیون صفحه نمایش بزرگ یا وسایل الکترونیکی وسوسه انگیز باشد .
در ادامه مطلب به پنج سند مهم که باید ذخیره کنید و روش هایی که باعث می شود امنیت این مدارک حفظ شود خواهیم پرداخت.

5 سند شخصی خیلی مهم

اظهارنامه مالیاتی سالانه
نگهداری از اسناد مالیاتی از میان تمامی اسناد شخصی اهمیت بالایی دارد. در حالی که پس از سه سال می توانید از شر مدارک پشتیبان خلاص شوید ، اظهارنامه مالیاتی سالانه خود را باید برای همیشه نگه دارید. سازمان امور مالیاتی فقط سه سال برای انجام ممیزی وقت دارد ، بنابراین با گذشت زمان ، اشکالی ندارد که بقیه اسناد را دور بریزید.

گذرنامه
قبل از عزیمت به تعطیلات، یک کپی از گذرنامه خود تهیه کنید و آن را نزد خود داشته باشید، در صورتی که هنگام مسافرت گذرنامه شما به سرقت رفته است. در خانه، حتماً کپی گذرنامه را در جایی پنهان کنید.

وصیت نامه
به احتمال زیاد ، وصیت نامه اصلی شما نزد وکیل شما محفوظ است ، اما شما باید دو نسخه از آن را دریافت کرده باشید. یک نسخه را در صندوق امانات وکیل و نسخه دیگر را در یک صندوق امانات دیگر در خانه تان نگه دارید. می توان وصیت نامه را یکی دیگر از مهمترین اسناد شخصی برای هر فردی دانست.

شناسنامه

هر یک از اعضای خانواده دارای شناسنامه است. برای نگهداری در پرونده های خود در خانه کپی تهیه کنید و نسخه های اصلی را در یک صندوق امانات نگه دارید. شاید لازم باشد به اطلاعات شناسنامه ها دسترسی پیدا کنید ، بنابراین نزدیک نگه داشتن یک نسخه از آن ایده خوبی است.

لزوم اسکن اسناد

در مقالات قبلی همواره تاکید بر فواید و مزیت های استفاده از اسکن سازی اطلاعات داشته این و آن را به شما توصیه کرده ایم. اما خارج از این ها شاید برای شما سوال پیش بیاید که چرا ؟ ضرورت استفاده از این روش چیست؟ در ادامه ی این مطلب به همین مسئله خواهیم پرداخت و لزوم توصیه ی اکید به اسکن سازی را بررسی خواهیم کرد.

 اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می توان از گامهای اولیه ورود به حوزه مدیریت اسناد دانست . بدیهی است برای استفاده از فناوری های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات ،  لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد . بدین منظور استانداردهایی برای بخشهای مختلف این فرایند تعریف گردیده است که ضمن حفظ یکپارچگی محصولات ، از هر گونه آسیب به اطلاعات جلوگیری شود در اسکن اسناد و مدارک آنچه بیش از هر چیز اهمیت می یابد این است که در صورت هر گونه نقص و انحراف در روش اجرا امکان از دست دادن اطلاعات برای همیشه وجود دارد اصولا خطا در تبدیل یک سند کاغذی به الکترونیک برابر است با امحای آن چرا که در یک بانک اطلاعاتی دسترسی به مدارک مبتنی بر آدرسهایی است که در صورت اشتباه در تکمیل آن امکان بازیابی مدارک وجود نخواهد داشت .

از این رو اسکن اسناد و مدارک (اگر چه ظاهراً به سهولت قابل اجرا است ) دارای درجه ای از حساسیت است که می توان آن را یکی از سه بخش مهم ساماندهی اسناد دانست .

شرکت آسان بایگان پارسی با بهره گیری از تجهیزات پیشرفته در این بخش ، پروژه های متعددی در زمینه اسکن اسناد و مدارک انجام داده است . تنوع کیفیت ، جغرافیا و روش نگهداری مدارک طی این مدت ، تجربیاتی ارزشمند به همراه داشته است که ضمن انطباق با استانداردهای اسکن اسناد ، امکان بومی سازی بسیاری از خدمات را برای مشتریان فراهم نموده است .

اسکن سازی مدارک آموزشی

یکی از مشکلاتی که همیشه در مراکز آموزشی با آن رو به رو هستند ، نگهداری از پرونده ها و مدارک محصلان است که موجب اشغال فضا شده و فرصت و زمان زیادی را می طلبد. اسکن مدارک آموزشی به لحاظ اینکه می تواند فضای اشغالی را کاهش و جست و جو را تسریع بخشد ، یک اقدام کاربردی در این زمینه است که در ادامه راجع به آن بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

دیجیتال سازی مدارک مدارس و دانشگاهی

بایگانی و نگه داری پرونده ها هزینه های خاموشی برعهده سازمان می گذارند که معمولا این هزینه ها در برنامه ریزی های کوتاه مدت به چشم نخواهند آمد؛ این امر باعث کاهش راندمان به صورت نامحسوس می شود. اسکن و دیجیتال سازی می تواند در مدیریت زمان و کاهش هزینه های مراکز آموزشی بسیار موثر باشد.

برای مثال فرض کنید نیاز به محتوای پرونده یک شخص خاص دارید، باید از اتاق خود به بایگانی مراجعه کنید، این مراجعه تابع شرایطی مانند فاصله شما تا بایگانی، مدت حضور، پاسخگویی سریع مسئول بایگانی، ضوابط خروج پرونده از بایگانی و … است، حال اینکه پس از دیجیتال سازی بدون این که نیازی به بلند شدن از پشت میز کار خود داشته باشید، تنها با ورود چند دکمه در کسری از ثانیه پرونده مورد نظر، در دسترس است.

از آنجایی که پرونده های تحصیلی هرشخص تقریبا مهم ترین اوراق زندگی آن شخص هستند، و تقریباً اکثر استنادهای مهم اداری به این مدارک و شواهد که در دوران تحصیل فرد شکل گرفته است رجوع می کنند، حفظ و نگه داری این اوراق با گذشت زمان به امری هزینه بر و دشوار برای مدارس و دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی مبدل می شود. با اسکن مدارک آموزشی می توان تا صدها سال پرونده را بدون نگرانی از هزینه های نگه داری یا گاها از بین رفتن پرونده ها، نگه داری نمود.