اسکن اسناد و مدارک

بهترین نرم افزار موبایل برای اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک دیگر در میان افراد و مشاغل مختلف بسیار شایع شده است اما دیگر لازم نیست که از چاپگر های قدیمی و اسکنر های یکپارچه در این زمینه استفاده کرد. امروز با پا به عرصه گذاشتن نرم افزار های مناسب اندروید دیگر انجام این پروسه بسیار آسان تر از قبل شده است. 

برای تمامی آن مشاغلی که می خواهند استفاده از کاغذ را متوقف کنند نرم افزار های موبایل برای اسکن اسناد وجود دارد که بهترین گام در مسیر فناوری می باشد. اگر تلفن هوشمند همراه با دوربین مناسبی دارید، شما این امکان را خواهید داشت که از برنامه های اسکن زیر برای اسکن رسید، کارت ویزیت و اسناد و غیره استفاده کنید.

1. CamScanner

این نرم افزار محبوب ترین برنامه اسکن برای Android است که به شما امکان اسکن، ذخیره و همچنین همگام سازی اسناد را می دهد. این برنامه می تواند کیفیت اسکن را با کمک برش و افزایش گرافیک و متن افزایش دهد. از طرف دیگر، اگر برای نسخه مجاز این برنامه بایستی پرداخت درون برنامه ای را انجام دهید، ویژگی و کیفیت نوری را که می تواند تصاویر را به متن قابل استفاده تبدیل کند را در اختیار خواهید گرفت.

علاوه بر نسخه های رایگان و دارای مجوز، ویژگی دیگر استخراج متن از تصاویر، ایمن سازی اسناد مهم همراه با رمز عبور و به اشتراک گذاری پرونده های PDF / JPEG ، نمابر و چاپ است. با استفاده از این برنامه ، می توانید از همکاران برای مشاهده و همچنین نظر دادن در مورد اسکن در یک گروه دعوت کنید.

2. Office lens

این یک برنامه فوق العاده دیگر است که توسط مایکروسافت ایجاد شده و نه تنها اسناد شما را اسکن می کند بلکه می تواند تصاویر را به PowerPoint ، Word و PDF تبدیل کند و هرجا که خواستید ذخیره کند. این برنامه قابلیت به اشتراک گذاری تصاویر تخته سفید و تخته سیاه را دارد.

همه چیز راجع به اسکن سایز بزرگ

اسکن اسناد و مدارک بزرگ به صرفه جویی در  فضا کمک می کند. به فرایندی که در آن با استفاده از اسکنر LFD اسناد بزرگ به فایل های دیجیتالی در قالب های PDF ، .TIFF ، .DWG ، .DXF و .JPEG تبدیل می شود ، اسکن سایز بزرگ گفته می شود. در ادامه قصد داریم بیشتر به بررسی مزایای این نوع اسکن بپردازیم. 

مزایای اسکن سایز بزرگ

صحبت از نام گذاری “قالب بزرگ” این معنی را می دهد که یکی از مزایای بارز اسکن سایز بزرگ ، کاهش اندازه است. با این حال، اسکن کردن مزایای دیگری نیز دارد.

1. افزایش بهره وری

ذخیره، یافتن آسان، ارسال و دسترسی به پرونده های دیجیتال آسان تر می شود. حتی 10 دقیقه جستجو برای یافتن پرونده های کاغذی می تواند به سرعت باعث اتلاف وقت زیادی شود. با این حال، جستجوی کلمه کلیدی می تواند به سرعت اسنادی را ردیابی کند که باعث صرفه جویی در وقت زیادی شود.

2. ذخیره سازی و مدیریت آسان

سازمان دهی و مدیریت اسناد – به ویژه مقاله های بزرگ – دشوار است. این بدان معناست که آنها اغلب در جعبه هایی بسته بندی شده و در اتاقهای پشتی اداره یا بخش های دیگر نگهداری می شوند. با استفاده از پرونده های دیجیتال ، می توان همه آنها را به راحتی در یک بخش مدیریتی آسان مانند یک سیستم عامل ابری ذخیره کرد.

3. ذخیره سازی مرکزی و نمایه سازی

با اسکن و دیجیتال سازی اسناد ، نسخه های دیجیتالی جدید در بخش های مرکزی مانند سیستم عامل های ابری یا سایر سیستم های مدیریت اسناد ذخیره می شوند. پرونده ها هنگام اسکن آشکار می شوند ، بنابراین می توانید آنها را بر اساس نام ، تاریخ ایجاد ، نوع پرونده و سایر دسته ها مرتب کنید.

4. جستجوی کلید واژه و قابلیت دسترسی به آن

به جای حذف نوارهای لاستیکی و غربال کاغذها ، می توان با استفاده از یک جستجوی ساده از کلمه کلیدی مورد نظر ، اسناد دیجیتالی با قالب بزرگ را به هنگام آشکار شدن پیدا کرد و به آنها دسترسی داشت.

اتوماسیون اداری و اهمیت آن

در رابطه با اتوماسیون اداری چه می دانید؟ هر یک از شما از این امکان در زندگی خود و در بین روزمرگی ها استفاده می کنید. بله شما! اگر هنوز متوجه نشده اید و علاقه مند هستید به دانستن اینکه این مفهوم به چه معناست، در ادامه این مطلب همراه ما باشید. اهمیت اتوماسیون اداری نیز از موارد مورد بحث در این مقاله است. 

اتوماسیون اداری بخشی اساسی از زندگی روزمره شماست ، حتی اگر متوجه این موضوع نباشید . هر وقت درب گاراژ خود را تنها با فشردن یک دکمه باز می کنید ، قهوه ساز خود را روشن می کنید یا ساعت زنگ دار خود را تنظیم می کنید در واقع شما از امکانات متعددی استفاده می کنید که توسط فناوری خودکار فراهم می شود . درک این موضوع تنها در بخش های اداری که از ابزارات رایانه ای استفاده می شود بسیار منطقی است. می توان “اتوماسیون اداری” را استفاده از سیستم های رایانه ای برای اجرای انواع عملیات اداری، مانند پردازش متن، حسابداری و پست الکترونیکی تعریف کرد.

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

همه چیز در مورد تاریخچه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح “اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند الزامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.

اسکن مدارک و اسناد پرسنلی

در شرکت ها و یا ادارات جدای از اطلاعات کاری بخشی از حجم کاغذ ها و اسناد مربوط به اطلاعات افراد و پرسنل می شود که باید علاوه بر نگهداری از آنها به امنیت شان نیز توجه شود. علاوه بر این باید در نظر داشت که دسترسی به انها آسان باشد تا در زمان مراجعه امکان بررسی وجود داشته باشد. در این گونه موارد اسکن اسناد پرسنلی یک راهکار مناسب است. 

با این حال، برای کسانی که  در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید  در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمی‌دهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .

روش های اسکن اسناد و مدارک پرسنلی

اگر سندی به عنوان نسخه PDF  نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند  ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .

بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما

وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.

آشنایی با نرم افزار بانکی

نرم افزار های بانکی ابزاری برای تامین زیر ساخت های مورد نیاز در ساخت، استقرار و مدیریت محصولات مالی هستند و کاربرد بالایی را دارا می باشند. در هنگام نگهداری از اطلاعات دارندگان حساب ها و یا پردازش معاملات، مشتری مداری و بانکداری آنلاین و سیار، و بسیاری از موارد دیگر این نرم افزار ها هستند که پاسخگوی نیاز بانک ها می باشند. 

فروشندگان برتر نرم افزارهای بانکی در بانکداری و همچنین نرم افزارهای حسابداری فعالیت پیچیده ای انجام می دهند. آنها به مشتریان مشاوره ارائه می دهند و نیازهای دقیق منطبق بر موسسات مالی را درک می کنند.

فروشندگان برتر این پلتفرم ها بر انعطاف پذیری و قابل تنظیم بودن، متناسب با تجارب شخصی مشتری و محصولات مالی، تأکید می کنند.

فراتر از ویژگی های مشترک بین تمامی نرم افزار های بانکداری، فروشندگان نرم افزار بانکی سیستم عامل هایی متناسب با نیازهای بانک های مختلف (به عنوان مثال خرده فروشی، شرکتی و غیره) ارائه می دهند و سیستم عامل های بانکی ممکن است ویژگی های خاص غیر بانکی مانند مدیریت محتوای بازاریابی یا توزیع بازاریابی را ارائه دهند. این امر با توجه به رعایت نکات مربوط در همه جنبه های امور مالی و بانکی ، استفاده می شود.

کاربرد های نرم افزار بانکی

ویژگی های مشترک نرم افزارهای اصلی بانکی عبارتند از :

• پردازش معاملات و حساب در بازه زمانی دقیق
• براورد کردن محصولات مالی
• رابط کاربری قابل تنظیم و گردش فعالیت مالی
• پورتال و مدیریت سلف سرویس مشتری
• پردازش پرداخت آنلاین و پرداخت قبوض
• ثبت محتوای برداشت و واریز از راه دور
• تعامل با مشتری (به عنوان مثال تماس آنلاین)
• ردیابی تاریخ معاملات دارنده حساب
• ذخیره داده و اسناد صاحب حساب
• مدیریت وجوه چند ارزی
• گردش کار ابزار مالی
• گردش کار حسابداری
• توسعه برنامه موبایل