اسکن اسناد و مدارک

اصول اسکن نقشه

اسکن اسناد و مدارک یک راهکار مطمئن برای نگهداری از اطلاعات و داده ها است که می توان از آن در تمامی سازمان ها و ادارات استفاده کرد. اما بعضی شرکت ها و ادارات با نقشه های مختلفی مانند نقشه های زمین شناسی و کاغذی سر و کار دارند. در ادامه به بررسی روش مناسب برای اسکن نقشه های کاغذی خواهیم پرداخت.

مرحله 1

اینکه بتوانید یک اسکنر بزرگ پیدا کنید تا بتواند یک نقشه کاغذی کامل را پوشش دهد ، مهم است. اگر این اسکنر در دسترس شما نبود و پیدا نشد ، شما می توانید توپوگرافی یا یک کتابفروشی بزرگ یا چاپگر کتاب را به جای آن امتحان کنید.

مراحل اسکن نقشه 

مرحله 2A

اگر بتوانید از یک اسکنر بزرگ استفاده کنید، می توانید همزمان نقشه را اسکن کنید. اما به یاد داشته باشید که قسمت نقشه زمین را در یک فایل جداگانه از پرونده مورد نظر اسکن کنید، یعنی دو فایل خواهید داشت یکی برای نقشه و دیگری برای شرح نقشه. همچنین ، یک کپی از یک تصویر دیجیتال اصلی از کل نمای نقشه تهیه کرده و نقشه را از قسمت شرح آن برش دهید.

مرحله 2B

برای اسکن نقشه کاغذی بزرگتر از نقشه های زمین شناسی، یا اگر فقط یک اسکنر کوچک دارید، نقشه باید در قسمت هایی اسکن شود و بعداً به هم چسبیده شود.

جهت گیری نقشه برای انجام اسکن

اگر می خواهید نقشه را در قطعات اسکن کنید، همیشه سعی کنید محل عبور خطوط سیاه افقی و عمودی را در هر چهار گوشه حفظ کنید. خطوط مستقیم افقی و عمودی سیاه روی نقشه، ارتفاع و طول جغرافیایی است. سپس پیوند دادن و ارجاع قسمت های جغرافیایی بسیار راحت تر خواهد بود.

مرحله 2C

اگر اسکنر در دسترستان نبود، می توانید از یک دوربین دیجیتال خوب استفاده کنید. جهت اسکن نقشه کاغذی آن را در محلی که دارای نور کافی باشد، بدون تابش خیره کننده نوری باز کنید. گاهی اوقات ورق های سفید در قسمت های کناری باعث پخش شدن نور می شوند و از انعکاس های بد خورشید یا لامپ بر روی سوژه جلوگیری می کنند.

اسکن اسناد

اسناد و مدارک هر شرکت و اداره ای یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران عامل و سرپرست های شرکت های خصوصی و دولتی است. از سوی دیگر دسترسی و بایگانی این اوراق، یکی از مشکلات و مسائلی بوده که همواره سرعت و روند کار را برای اربابان رجوع دچار مشکل کرده است. از همین رو باید به دنبال شیوه ای برای رفع این دغدغه ها بود. اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین شیوه ها و روش ها برای رفع این مشکل خواهد بود.

اسکن اسناد و اوراق

دیجیتال سازی اسناد و اوراق به افراد این امکان را به افراد می دهد تا از مزایای بی شماری بهره مند شوند. از مهمترین فواید این امر می توان به این موضوع اشاره کرد که از امنیت و سلامت اسناد و مدارک می توان اطمینان حاصل کرد. از سوی دیگر به ارمندان و افراد شاغل این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان و تنها با جستجوی بخش کوتاهی از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفی اسکن اسناد و اوراق به افراد کمک میکند تا در فضای ابری و یا قطعات الکترونیکی بسیار کوچک، بخش بسیار بزرگی از اطلاعات خود را ذخیره کنند که همین موضوع نشان از امنیت و صرفه جویی در هزینه های نگهداری خواهد داشت.

اسکن مدارک

اسکن و دیجیتال سازی اوراق و مدارک صرفا شامل شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی نخواهد بود. این موضوع بیان گر این امر است که موسسات آموزشی، مطب ها و بخش های درمانی، بانک ها و موسسات مالی نیز می توانند با بهره گیری از شیوه های اسکن مدارک می توانند به فواید و مزایای بی شمار این سیستم ها دست یابند. از سوی دیگر اسکن و دیجیتال سازی اسناد پزشکی، مالی و اداری به افراد این امکان را می دهد تا ادارات و بخش های درمانی دیگر نیز تنها با چند کلیک ساده به نامه، تصاویر، فیلم ها و اسناد و مدارک بیمار و یا شخص مراجعه کننده دست پیدا کنند.

از سوی دیگر و حسب به دستور دیوان محاسبات کشوری، تمامی مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی موظف خواهند بود که در اصرع وقت، نسبت به دیجیتال سازی و تبدیل داده ها و اسناد و مدارک خود به میکروفیلم ها اقدام کرده و آنرا به مراجع ذی ربط ارائه دهند. از این رو شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین و برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و دیجیتال سازی اسناد و مدارک افتخار دارد با در اختیار داشتن برترین کادر کشوری جهت ایجاد بایگانی های دیجیتال به مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی به مدیران عامل و صاحبان کسب و کار کمک کند.

همه چیز در رابطه با نرم افزار های مدیریت مستند

می دانید که در شرکت ها و ادارات حجم بالایی از اطلاعات و اسناد وجود دارد. به روشی که برای حفظ و ذخیره این اطلاعات توسط شرکت ها و یا سازمان ها استفاده می شود، مدیریت اسناد می گویند. مدیریت اسناد ممکن است با انواع مختلفی در قالب های کاغذ و یا الکترونیک انجام گیرد.

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

نرم افزار های حسابداری

نرم افزار حسابداری، اپلیکیشنی است که در ثبت گزارشات معاملات شرکت ها به حسابداران کمک کرده و انجام امور این چنینی را تسریع و تسهیل می سازد. کارکرد این برنامه ها در کالا های مختلف تفاوت داشته و متغییر است. در ادامه به بررسی بیشتر این موضوع و معرفی چند نرم افزار حسابداری خواهیم پرداخت. 

شرکت های بزرگتر ممکن است تصمیم بگیرند که یک راه حل سفارشی را که تعداد زیادی اطلاعات را از بخشهای مختلف ادغام می کند، پیاده سازی کنند‌. شرکت های کوچک اغلب کالا های آماده مصرف را انتخاب می کنند. اما این بخش نیز در دیجیتال سازی اسناد موثر است.شرکتهای مختلف نسبت به کاری که انجام می دهند، انتظارات متفاوتی از نرم افزارهای حسابداری دارند. برخی ممکن است فقط برنامه ای برای کالا های آماده مصرف داشته باشند، در حالی که برخی دیگر به برنامه ای سفارشی و پیچیده نیاز دارند.

نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

اما به طور کلی این برنامه ها انجام ، فهم و تجزیه و تحلیل محاسبات حسابداری را آسان می کند. فضای کمتری از دفتر برای نرم افزار حسابداری مورد نیاز است، زیرا استفاده از داده های فیزیکی را منسوخ کرده و این باعث صرفه جویی در هزینه های اجاره می شود.

نرم افزار حسابداری بازیابی داده های حسابداری قدیمی را آسان تر می کند، که برای حسابرسی های داخلی و خارجی مفید است.

درک نرم افزار های حسابداری

نرم افزار حسابداری منبعی فوق العاده مهم برای کسب و کار مدرن می باشد . این نرم افزار امکان ردیابی دقیق معاملات مالی و گزارش و تجزیه و تحلیل فوری را فراهم می کند. قبل از استفاده از این برنامه ها ، این کارها باید با استفاده از مجلات معاملات بزرگ توسط نیروی انسانی انجام می شد.

گزارش های موقت به دلیل کارهایی که در تحکیم مطالب دستی انجام می شود، عموما غیر عملی بودند. نرم افزار حسابداری این وظایف را به طور خودکار انجام می دهد، هزینه های حسابداری را کاهش داده و تصمیم گیری مالی بهتر را از طریق گزارش به موقع امکان پذیر می کند.

موانع اتوماسیون اداری و رفع آنها

شاید هنوز بسیاری از مشاغل درک صحیحی از اتوماسیون اداری و کاربرد آن نداشته باشند اما این فناوری هوشمند و قدرتمند در افزایش سهولت و سرعت در بسیاری از مشاغل و خودکار سازی فرایند های کاری نقش دارد. در ادامه راجع به موانع اتوماسیون اداری و رفع آنها صحبت خواهیم کرد. 

با این حال ، 22? از مشاغل برنامه ای برای یادگیری به صورت ماشینی ندارند ‌. 29? برنامه ای برای استفاده از پردازش زبان طبیعی ندارند (و شاید تعجب آورتر باشد) 25? از مشاغل قصد ندارند از قدرت اتوماسیون فرآیند رباتیک استفاده کنند. اصطکاک های آشکاری در اطراف اتوماسیون وجود دارد .

چه اتفاقی برای کارگرانی که فرایندهای ناسازگار را به حال خود رها می کنند می افتد ؟ چگونه می توانید راه حل های جامع اتوماسیون را بدون انتقال نقدینگی قابل توجه به تیم های داخلی فناوری اطلاعات جمع کنید؟ برای این کار از کجا شروع می کنید؟ بیایید نگاهی به این سوالات بیندازیم و در مورد برخی از راه حل های اتوماسیون اداری که می توانید بدون نیاز به تعمیرات اساسی فناوری با آن ها شروع کنید بیندازیم .

اصلی ترین موانع اتوماسیون اداری

شاید این مجموع ناشناخته های مربوط به اتوماسیون اداری باشد که باعث می شود تجارت شما از مزایای آن استقبال نکند. شاید همین موضوع که نمی دانید از کجا باید شروع کنید مشکل اصلی باشد ، یا شاید این تصورات غلط منفی است که در زمینه تغییر مهارت و انتقال نیروی کار در هنگام تحول کار دیجیتالی اتفاق می افتد. صنعت نشان داده است که اتوماسیون بیش از آنکه نیروی کار موجود را از بین ببرد مهارت های جدید و نقش های بهتری ایجاد کرده است. مجمع جهانی اقتصاد پیش بینی کرده است که اتوماسیون 58 میلیون شغل بیشتر از مشاغل جایگزینی ایجاد خواهد کرد .