اسکن اسناد و مدارک

نرم افزار مدیریت فایل مدارک و اسناد

نرم افزار های مدیریت اسناد مختلفی وجود دارند و تعداد آنها محدود نیست. این نرم افزار ها در برخی از موارد و ویژگی های مهم و کلیدی مشترک و مشابه یکدیگر هستند. ما در ادامه ی این مطلب این ویژگی ها را مورد بررسی قرار می دهیم ، پس برای آگاهی بیشتر در این باره با ما همراه باشید. 

ویژگی های نرم افزار مدیریت فایل  اسناد

این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
• عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
• امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
• امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای بایگانی دیجیتال

می دانید که در گذشته از روش های سنتی برای نگهداری و ذخیره داده ها استفاده می شد که البته به علت فضای اشغالی و عدم سهولت دسترسی ، دشوار بود. اما امروزه با توسعه ی تکنولوژی های جدید و بازشدن پای بایگانی دیجیتال و اسکن به این عرصه ، افراد بسیار راحت تر می توانند حجم انبوهی از اطلاعات را ذخیره سازی کنند. در ادامه با مزایای این روش آشنا شوید. 

بدون شک جایگزین کردن بایگانی دیجیتال با بایگانی های سنتی، بایگانی های حجیم و پر دردسر مزایایی وجود دارد که غیر قابل چشم پوشی است. در ادامه برخی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال را برای شما ارائه میکنیم.

سهولت کارها

یکی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگان دیجیتال ، این است که تاثیر مستقیم روی بهبود فرآیندهای اداری و کاهش حجم به اصطلاح کاغذ بازی میشود زیرا در بایگانی های سنتی برای پیدا کردن یک سند خاص نیاز بود که حجم زیادی اسناد و مدارک را زیر و رو کنیم که این کار علاوه بر زمان بر بودن بسیار خسته کننده میباشد و انرژی زیادی را از نیروی کار میگیرد. از سوی دیگر احتمال گم شدن یا از بین رفتن برگه ای خاص در میان اسناد بسیار بالاست و همین یکی از بزرگترین معایب بایگانی به صورت سنتی میباشد.

اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین میبرد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا میباشد. یعنی میتوان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.

سرعت بالای جستجو با بایگانی دیجیتال

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

فرآیند اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک امروز بیش از پیش مورد توجه افراد قرار گرفته است چرا که این روش با ذخیره سازی انبوه و اشغال فضای کمتر ، امنیت بیشتری نیز به لحاظ ماندگاری مدارک دارد. همچنین طریقه دسترسی به اطلاعات و داده ها را سهولت می بخشد و به طور کلی روش مطلوب تری محسوب می شود. در این مطلب ما قصد داریم شما را با مراحل اسکن اسناد و مدارک آشنا سازیم.

مراحل اسکن اسناد به صورت زیر است:

• آماده سازی اسناد و مدارک ( این مرحله در قیمت اسکن مدارک به طور کامل شرح داده شد.)
• اسکن اسناد و مدارک که شامل ایجاد تصاویر دیجیتال از اسناد است.
• ارتقا دادن وضوح تصاویر اسکن شده برای خوانایی بیشتر
• استاندارد سازی فرمت های اسکن شده بسته به نوع اسناد
• بایگانی کردن اسناد اسکن شده با نرم افزارهای مخصوص آرشیو سازی

نمونه ای از یک سند اسکن شده

با توجه به توضیحات مختصر بالا شاید این فرآیند در ظاهر بسیار پیچیده و زمان بر و در عین حال گیج کننده بنظر برسد ، اما از این نظر نگران نباشد و تمامی مراحل اسکن اسناد خود را به ما واگذار کنید.

تیم ما دارای افراد متخصص و با سابقه در زمینه ایجاد آرشیو دیجیتال از اسناد میباشد. کافیست با ما تماس بگیرید و در مورد نوع اسناد خود با متخصصین ما صحبت کنید و پس از مشخص شدن و دسته بندی اسناد شما ، باقی کارها و فرآیند اسکن مدارک را به ما واگذار کنید و دیگر نگران هیچ چیز نباشید.

اسکن مدارک در تهران

اسکن اسناد دارای مزایا و برتری هایی نسبت به بایگانی به روش سنتی است که در آینده به طور مفصل آن را برای شما شرح خواهیم داد. از اعتماد شما به شرکت ما در جهت اسکن مدارکتان سپاس گزاریم.