اسکن اسناد و مدارک

نگهداری از مدارک و اسناد شخصی

می دانید که حفظ اسناد و مدارک یکی از دغدغه های مهم به شمار می رود اما مسئله ذخیره و نگهداری اسناد شخصی در این میان از هر مورد دیگری بیشتر حائز اهمیت است. روش های قدیمی برای نگهداری این گونه اسناد موجب گم شدن و عدم دسترسی راحت در هنگام نیاز می شود. در ادامه راجع به نحوه  ذخیره این نوع اسناد بیشتر صحبت خواهیم کرد.

خانه شما مملو از چیزهای ارزشمندی است ، اما یکی از مواردی که در مورد امنیت خانه مورد غفلت قرار می گیرد ، ذخیره اسناد شخصی مهم است. گزارش مرکز تحقیقات ملی Consumer Reports نشان داد که از هر چهار آمریکایی یک نفر سند مالی خود را گم کرده یا فراموش می کند و تنها 40 درصد می تواند اسناد مهم را در صورت نیاز پیدا کند. اما فراتر از دانستن اینکه اسناد شما کجاست ، برخی اسناد وجود دارد ، مانند اطلاعات تأمین اجتماعی یا اظهارنامه مالیاتی ، که می تواند برای یک سارق همانند دزدین یک تلویزیون صفحه نمایش بزرگ یا وسایل الکترونیکی وسوسه انگیز باشد .
در ادامه مطلب به پنج سند مهم که باید ذخیره کنید و روش هایی که باعث می شود امنیت این مدارک حفظ شود خواهیم پرداخت.

5 سند شخصی خیلی مهم

اظهارنامه مالیاتی سالانه
نگهداری از اسناد مالیاتی از میان تمامی اسناد شخصی اهمیت بالایی دارد. در حالی که پس از سه سال می توانید از شر مدارک پشتیبان خلاص شوید ، اظهارنامه مالیاتی سالانه خود را باید برای همیشه نگه دارید. سازمان امور مالیاتی فقط سه سال برای انجام ممیزی وقت دارد ، بنابراین با گذشت زمان ، اشکالی ندارد که بقیه اسناد را دور بریزید.

گذرنامه
قبل از عزیمت به تعطیلات، یک کپی از گذرنامه خود تهیه کنید و آن را نزد خود داشته باشید، در صورتی که هنگام مسافرت گذرنامه شما به سرقت رفته است. در خانه، حتماً کپی گذرنامه را در جایی پنهان کنید.

وصیت نامه
به احتمال زیاد ، وصیت نامه اصلی شما نزد وکیل شما محفوظ است ، اما شما باید دو نسخه از آن را دریافت کرده باشید. یک نسخه را در صندوق امانات وکیل و نسخه دیگر را در یک صندوق امانات دیگر در خانه تان نگه دارید. می توان وصیت نامه را یکی دیگر از مهمترین اسناد شخصی برای هر فردی دانست.

شناسنامه

هر یک از اعضای خانواده دارای شناسنامه است. برای نگهداری در پرونده های خود در خانه کپی تهیه کنید و نسخه های اصلی را در یک صندوق امانات نگه دارید. شاید لازم باشد به اطلاعات شناسنامه ها دسترسی پیدا کنید ، بنابراین نزدیک نگه داشتن یک نسخه از آن ایده خوبی است.