اسکن اسناد و مدارک

نکاتی در رابطه با اسکن اسناد خاص

اسکن اسناد و مدارک روش مناسبی برای ذخیره سازی اطلاعات و اسناد است. کاهش هزینه های ذخیره سازی، پشتیبان گیری آسان و اشتراک گذاری از راه دور از جمله مزایای این روش بایگانی اطلاعات است که موجب تمایل افراد به استفاده  از آن شده است. 

بزرگترین مسئله این است که بیشتر پروژه های تبدیل اسناد و مدارک با تعداد زیادی سوابق برای تبدیل شروع می شوند، و این کار می تواند ترسناک باشد. در ادامه به بررسی نکاتی در خصوص اسکن اسناد خاص خواهیم پرداخت.

چه اسنادی نیاز به اسکن دارند؟

اکثر مشاغل تصمیم نمی گیرند که هر کاغذی را که ذخیره کرده اند اسکن کنند. شما بایستی سوابق خود را بر اساس برنامه نگهداری شرکت بررسی کنید و هر آنچه را که دیگر لازم نیست از بین ببرید. پس از اتمام کار، بیشترین اسنادی را که کاربرد زیادی دارند و به عبارتی خاص هستند را در اولویت قرار دهید و اگر آن را دیجیتالی کنید خواهید دید که بیشترین سود را برای شما خواهد داشت.

یک راه برای حل این موضوع تعیین تاریخ اسکن آن هم یک روز جلوتر است. تمام اسناد بعد از آن تاریخ و همه موارد قدیمی تر از آن تاریخ فقط در صورت دسترسی اسکن می شوند. این راه حل در حالی که اسناد قدیمی را بر اساس نیاز افراد تبدیل می کند ، به طور چشمگیری آنچه را که باید دیجیتالی شود ، کاهش می دهد.

اسکن اسناد خاص به چه صورت است؟

گام دوم در هر پروژه تبدیل استاد این است که بفهمید چند صفحه را باید اسکن کنید . به این صورت که باید دامنه پروژه اسکن اسنادتان را بدانید .
یک جعبه پرونده استاندارد (10 “x 12” x 15 “) حدود 2500 صفحه پرونده یا اسناد را در خود جای می دهد. یک قفسه استاندارد حدود 200 صفحه در هر اینچ را در خود جای داده است. بیشتر پروژه ها را می توان بر اساس مضرب این میانگین ها تخمین زد. این دقیق تر از تلاش برای تخمین تعدادی از پرونده ها و سپس تلاش برای تخمین تعداد صفحات در هر پرونده است.

برترین روش اسکن اسناد پژوهشی

می دانید که اسکن اسناد و مدارک از جمله بهترین راهکار ها برای حفاظت و نگهداری از این اطلاعات است. اسناد پژوهشی از مهم ترین انواع اسناد آموزشی هستند که برای حفظ و دسترسی اسان به آنها می توان از این روش برای ذخیره این اسناد استفاده کرد. در ادامه راجع به اسکن اسناد پژوهشی بیشتر بدانید. 

برداشت شما از هر متن نوشتاری از طریق آشنایی با آن متن بیشتر می شود. یکی از موثرترین روش ها برای شروع نوع خواندن متفکرانه لازم برای کارهای دانشگاهی، این است که قبل از شروع مطالعه، از جزئیات متن یک نمای کلی از آن داشته باشیم. ابتدا با خلاصه کردن متن، می توانید درک کلی و منطقی آن را متوجه شوید. وقتی زمان محدودی برای مطالعه دارید، خلاصه سازی می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید که بر روی چه قسمتی از متن تمرکز داشته باشید.

در اینجا یک تکنیک برای خلاصه سازی متن وجود دارد. شاید لازم باشد آن را متناسب با سبک مطالعه خود تغییر دهید. ابتدا قبل از خلاصه سازی ، از برخی تکنیک های ساده ای که عادت داشتید انجام دهید استفاده کنید. سپس ، پاراگراف مقدماتی یا شاید دو پاراگراف اول را با دقت بخوانید. اگر عنوان مقاله پژوهشی در رابطه با چیزی که به دنبالش می گردید هم خوانی دارد سعی کنید توضیحات یا استدلال هایی که به ذهنتان خطور می کند را پیش بینی کنید.

اهمیت اسکن اسناد و مدارک پژوهشی

یک یا دو جمله اول هر پاراگراف و همچنین جمله یا جملات پایانی را با دقت بخوانید.

در بین این جملات آغازین و پایانی ، چشمان خود را حرکت دهید و سعی کنید از جستجوی کلمات ناشناخته یا اصطلاحات سخت پرهیز کنید. هدف شما برداشتن مفاهیم عمیق و چیزی از الگوی کلی و اهمیت متن است. پاراگراف های پایانی را با دقت بخوانید. به نظر می رسد هدف کلی نویسنده چه باشد ؟ به یاد داشته باشید که ممکن است اشتباه کنید ، بنابراین آماده باشید تا پاسخ خود را اصلاح کنید.

5 نکته برای نگهداری از اسناد کاغذی

با وجود این حقیقت که در حال حاضر در عصر تکنولوژی و دیجیتال هستیم، هنوز هستند اسنادی که باید به صورت کاغذی تهیه و نگهداری شوند. قطعا استفاده حداقل از کاغذ در دفترکار و یا شرکت ها به صرفه جویی بیشتر در زمان و فضا و همچنین کاهش آمار قطعی درختان می انجامد، اما با این همه همچنان بهتر است که نکاتی را در مورد محافظت از اسناد کاغذی بدانید. 

با وجود اینکه دیگر از آنها استفاده نخواهید کرد. در ادامه ما به پنج روش برای محافظت از اسناد کاغذی در برابر تهدیدهای مختلفی که احتمالاً در یک محیط تجاری با آن روبرو هستند، نگاهی می اندازیم:

1. یک برنامه خاص برای حفظ سوابق خود کنار بگذارید

در اولین گام باید اسناد را از یکدیگر تفکیک کنید. اطلاعات شخصی مشتری، داده های کارمندان، قراردادهای تجاری، فاکتورها، اطلاعات مالیاتی و موارد دیگر باید تحت عنوان “اسناد مهم” تعیین شود و بخشی را از قبل برنامه ریزی کرده و برای سازماندهی و ذخیره سازی آنها اختصاص داده شود.

مدت زمانی مشخص نیز تعیین می شود که این اسناد به دلایل قانونی و عملی نیاز به نگهداری دارند، پس از آن باید آنها را برای کاهش درهم ریختگی از بین برد.

تا زمانی که هر جنبه و هر مرحله ای برنامه ریزی نشده باشد و کارکنان برای پیگیری سیستم آموزش نبینند، اسناد شما از دست می رود، محافظت از اسناد کاغذی اضافی فضای ارزشمندی را اشغال می کنند و شما به سرعت یا به طور کامل قادر به بازیابی اسناد نخواهید بود.

2. اجرای پروتکل های امنیتی

یکی دیگر از جنبه های مهم محافظت از اسناد کاغذی ، در امان نگه داشتن آنها از سرقت است. برای به حداقل رساندن خطرات، لازم است دسترسی به اسناد خاص را فقط به کارمندان اختصاص دهید یا خود به تنهایی آن را اداره کنید زیرا این ‌امر مناسب است.

کابینت های بایگانی باید محکم‌ساخته شوند و به صورت شبانه روز قفل شوند. کسانی که از اسناد مهم استفاده می کنند باید بلافاصله پس از استفاده آنها را به محل خود برگردانند و هرگز آنها را با خود و یا خارج از محل کار به خانه نبرند. دوربین های امنیتی حتی ممکن است برای کمک به نظارت بر حساس ترین مناطق ذخیره سازی اسناد کاغذی شما مناسب باشند.