مهم ترین نرم افزار مدیریت اسناد
نرم افزار مدیریت فایل مدارک و اسناد
نرم افزار های مدیریت اسناد مختلفی وجود دارند و تعداد آنها محدود نیست. این نرم افزار ها در برخی از موارد و ویژگی های مهم و کلیدی مشترک و مشابه یکدیگر هستند. ما در ادامه ی این مطلب این ویژگی ها را مورد بررسی قرار می دهیم ، پس برای آگاهی بیشتر در این باره با ما همراه باشید.
ویژگی های نرم افزار مدیریت فایل اسناد
این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.
- بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
- عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
- امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
- امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
- قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
- دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان
- قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
- دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
- قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
- قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
- قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
- قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
- پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
- قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری