اسکن اسناد و مدارک

همه چیز در رابطه با نرم افزار های مدیریت مستند

می دانید که در شرکت ها و ادارات حجم بالایی از اطلاعات و اسناد وجود دارد. به روشی که برای حفظ و ذخیره این اطلاعات توسط شرکت ها و یا سازمان ها استفاده می شود، مدیریت اسناد می گویند. مدیریت اسناد ممکن است با انواع مختلفی در قالب های کاغذ و یا الکترونیک انجام گیرد.

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

اسکن سازی مدارک آموزشی

یکی از مشکلاتی که همیشه در مراکز آموزشی با آن رو به رو هستند ، نگهداری از پرونده ها و مدارک محصلان است که موجب اشغال فضا شده و فرصت و زمان زیادی را می طلبد. اسکن مدارک آموزشی به لحاظ اینکه می تواند فضای اشغالی را کاهش و جست و جو را تسریع بخشد ، یک اقدام کاربردی در این زمینه است که در ادامه راجع به آن بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

دیجیتال سازی مدارک مدارس و دانشگاهی

بایگانی و نگه داری پرونده ها هزینه های خاموشی برعهده سازمان می گذارند که معمولا این هزینه ها در برنامه ریزی های کوتاه مدت به چشم نخواهند آمد؛ این امر باعث کاهش راندمان به صورت نامحسوس می شود. اسکن و دیجیتال سازی می تواند در مدیریت زمان و کاهش هزینه های مراکز آموزشی بسیار موثر باشد.

برای مثال فرض کنید نیاز به محتوای پرونده یک شخص خاص دارید، باید از اتاق خود به بایگانی مراجعه کنید، این مراجعه تابع شرایطی مانند فاصله شما تا بایگانی، مدت حضور، پاسخگویی سریع مسئول بایگانی، ضوابط خروج پرونده از بایگانی و … است، حال اینکه پس از دیجیتال سازی بدون این که نیازی به بلند شدن از پشت میز کار خود داشته باشید، تنها با ورود چند دکمه در کسری از ثانیه پرونده مورد نظر، در دسترس است.

از آنجایی که پرونده های تحصیلی هرشخص تقریبا مهم ترین اوراق زندگی آن شخص هستند، و تقریباً اکثر استنادهای مهم اداری به این مدارک و شواهد که در دوران تحصیل فرد شکل گرفته است رجوع می کنند، حفظ و نگه داری این اوراق با گذشت زمان به امری هزینه بر و دشوار برای مدارس و دانشگاه ها و سایر مراکز آموزشی مبدل می شود. با اسکن مدارک آموزشی می توان تا صدها سال پرونده را بدون نگرانی از هزینه های نگه داری یا گاها از بین رفتن پرونده ها، نگه داری نمود.

پرونده های پزشکی

پرونده پزشکی چیست ؟ پاسخ این سوال را در ادامه ی این مطلب برای شما شرح داده و به بررسی این موضوع که چه کاربردی دارند خواهیم پرداخت. همچنین یکی از انواع اسکن اسناد و مدارک ، اسکن پرونده های پزشکی به خصوص در بیمارستان ها می باشد و در رابطه با اینکه چه مزیت هایی در پی دارد صحبت خواهیم کرد. 

ثبت اطلاعات پزشکی در پرونده های بیمارستانی و پرونده پزشکی ، درحقیقت مستندسازی فعالیت های انجام شده توسط تیم پزشکی در بیمارستان و منعکس کننده فعالیت هاس پزشکان، پرستاران و سایر دستاندرکاران تیم پزشکی است. پرونده های بیمارستانی علاوه بر اینکه در موارد قانونی و تشخیص قصور و خطا های کادر پزشکی می توانند مورد استناد قرار گیرند، همچنین می توانند به عنوان مهم ترین منابع جمع آوری اطلاعات بیماران در تحقیقات کمی وکیفی، حاوی اطلاعات مفیدی برای محققین علوم پزشکی باشند. به طوری که در بسیاری از بیماری ها، اطلاعات دقیق تشخیص بیماری صرفاً براساس پرونده های بیمارستانی قابل اکتساب است و پرسش از بیماران در خصوص نوع بیماریشان چندان کمک کننده نخواهد بود.

عواملی که باعث زیر سؤال رفتن صحت یک پرونده می شود شامل از قلم افتادگی یک قسمت مهم از پرونده که شاید اطمینان از کل پرونده را سلب کند و کوتاهی و غفلت در یادداشت مراحل مراقبت اضطراری پس از معالجه است. به دلیل این که مستند سازی پس از ارائه خدمت به بیمار انجام می شود، ممکن است اغلب دقیق، کامل و آن چنان که مورد نیاز و مطلوب است، صورت نگیرد. از این رو بهتر است از دیجیتال سازی اسناد و مدارک استفاده شود.

انواع اوراق در پرونده های پزشکی

به طورکلی اوراقی که لازم است در پرونده بیماران بستری در بیمارستان وجود داشته باشد شامل دو قسمت است، اوراق اصلی و اوراق مخصوص.

اوراق اصلی برگ هایی هستند که در پرونده تمام بیماران بستری باید وجود داشته باشند ولی اوراق مخصوص برگ هایی هستند که برحسب اقدامات مورد نیاز برای بیمار، ممکن است به پرونده اضافه شوند.

برگهای دیگری از قبیل چارت دارویی برگ حسابداری و سایر اوراق متفرقه نظیر صفحه ای برای نوشتن وسایل مصرفی (مثل پروتزهای ارتوپدی یا پیسمیکر قلبی و …) نیز در پرونده وجود دارند که بعد از این برگها قرار میگیرند. در ادامه به معرفی برخی از این برگه ها میپردازیم.

نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های مختلفی برای مدیریت اسناد ارائه شده اند که به چند مورد محدود نمی شوند اما جالب است بدانید که تمامی آنها چند ویژگی مهم را دارا هستند. در رابطه با اینکه این ویژگی های مهم چه مواردی هستند در ادامه بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های آرشیو اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.

نرم افزار مدیریت فایل مدارک و اسناد

نرم افزار های مدیریت اسناد مختلفی وجود دارند و تعداد آنها محدود نیست. این نرم افزار ها در برخی از موارد و ویژگی های مهم و کلیدی مشترک و مشابه یکدیگر هستند. ما در ادامه ی این مطلب این ویژگی ها را مورد بررسی قرار می دهیم ، پس برای آگاهی بیشتر در این باره با ما همراه باشید. 

ویژگی های نرم افزار مدیریت فایل  اسناد

این نرم افزار های مدیریتی دارای ویژگی های بسیار زیادی هستند که برای برخی از شرکت ها و ادارات مفید و مسمر به ثمر خواهد بود.

• بایگانی اسناد چه فیزیکی چه دیجیتالی
• عدم محدودیت در تعداد اسناد قابل بایگانی
• امکان تعریف دسته ها و فولدر بندی بی شمار
• امکان تعریف دسترسی در سطوح مختلف بصورت نامحدود
• قابلیت ایجاد ساختار شاخه ای از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• دارای ابزارهایی برای کپی کردن یک دسته بندی از یک بایگانی برای بایگانی دیگر ، جهت صرفه جویی در زمان

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری