اسکن اسناد و مدارک

تعیین قیمت اسکن اسناد و مدارک 

اسکن اسناد و مدارک و بایگانی دیجیتال امروز جایگزین روش های  قدیمی شده است و مزایای بیشتر و دسترسی آسان تری را برای افراد فراهم می کند. اما شاید در رابطه نحوه تعیین قیمت اسکن اسنادو مدارک کنجکاو باشید . ما در ادامه قصد داریم که در رابطه با این موضوع صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

قبل از هرگونه توضیح در مورد نحوه تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد باید به این نکته اشاره کنیم که برآورد هزینه تهیه فایل های اسکن شده ، به عوامل زیادی وابسته است که در اینجا سعی میکنیم به این عوامل به صورت تفکیک شده بپردازیم.

بررسی اولیه اسناد 

اولین اقدام برای تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد ، بررسی اولیه آن ها میباشد این بررسی اولیه موارد زیر را در بر میگیرد.

• تعداد کل اسناد و مدارک

پیش از هر گونه اظهار نظر باید تعداد اسناد را مشخص کنیم زیرا تعداد این اسناد یکی از مهمترین عوامل در تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد میباشد. باید توجه داشته باشید شمارش تعداد اسنادی که بایگانی شده معمولا در بعضی سازمان ها بقدری زیاد است که از هر نوع روشی که در نظر بگیرید بازهم تقریبی بدست می آید. یکی از ساده ترین روش ها شمارش تعداد سندهای بایگانی شده در یک زونکن و سپس گرفتن میانگین از کل آن هاست. بهتر است اسناد درون زونکن ها از دارای تفکیک دسته بندی باشند تا با میانکین گیری از هر دسته بندی تعداد برآورد شده به تعداد واقعی نزدیک تر باشد.

• محدودیت زمانی

هرچه برای دریافت اسکن اسناد و مدارک خود دارای محدودیت زمانی بیشتر باشید ( یعنی خواهان تحویل سریع تر اسناد و مدارک اسکن شده خود باشید) مسلما هزینه بیشتری پیش روی خود خواهید داشت.

• نیاز به اصلاحات در خروجی های اسکن شده

گاهی اسناد قدیمی در اسکن دچار مشکلاتی میشوند که برای واضح شدن آن ها نیاز به اصلاحاتی در نرم افزارهایی امثال فتوشاپ پیدا میکنند ، چنین اسنادی علاوه بر نیاز به زمان بیشتر برای اسکن هزینه های بیشتری نیز در پی خواهند داشت.

• سایز اسکن های مد نظر

منظور این است که برای این اسناد دقیقا به چه ابعادی نیاز داریم ( استانداردهای A3 ، A4 یا A5 ) ؟ هرکدام از استانداردها نیاز به روش ها و زمان متفاوتی دارد.

• رنگی یا سیاه و سفید بودن

از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر قیمت اسکن اسناد و مدارک رنگی یا سیاه سفید بودن آن هاست . اسکن رنگی ، اسکنرهای پیشرفته تری را میطلبد که خود هزینه های سنگین تری به همراه می آورد.

• صفحه ها پیوسته باشند یا مانند صفحات کتاب جدا باشند

همانطور که از عنوان مشخص است اسکن صفحه صفحه بصورت دستی هزینه زمان و زحمت بسیار زیادی میطلبد به همین دلیل هزینه بیشتری نیز نسبت به اسکن پیوسته به همراه دارد.

فناوری های جدید ایجاد آرشیو

ذخیره و بایگانی اطلاعات با اشغال فضای کم ، با قابلیت حمل و دسترسی آسان ، همه و همه نیاز هایی هستند که موجب شده اند تا افراد به بایگانی دیجیتال احتیاج داشته باشند. از همین جهت تکنولوژی ها و فناوری های مختلفی در این عرصه ارائه شده است که ما قصد داریم آنها را بررسی کنیم. با ما همراه باشید تا در مورد تکنولوژی های مدرن ایجاد آرشیو بیشتر بدانید. 

استفاده از تکنولوژی های جدید برای ایجاد آرشیو دیجیتال روز به روز در حال گسترش است. از آنجایی که سرعت در دنیای تجارت هر روز از اهمیت بیشتری برخوردار می شود، از وکلا انتظار میرود هر روز پاسخگوی مطالبات بیشتری شوند، در نتیجه نیاز به تولید اسناد با سرعت فزاینده ای افزایش میابد. با وجود فرآیندهای مختلف بین ایجاد و تکمیل یک سند، تیم ها باید تمام تلاش خود را بکار گیرند تا این فرآیند را کاهش دهند. از این رو استفاده از تکنولوژی های جدید ایجاد آرشیو اهیمت بسیار زیادی دارند.

دیجیتال شدن اسناد باعث شده انقلاب عظیمی در سرعت تولید و ذخیره سازی اسناد پدید آید و بکار بردن جدیدترین فناوری ها دایما این سرعت را افزایش می دهد. جدا از این ها این فناوری ها علاوه بر ارتقای سرعت ایجاد اسناد، باعث کاهش شدید نیاز شما به تیم های متخصص فناوری اطلاعات میشود.

مسیریابی خودکار اطلاعات اسکن شده

دستگاه های کپی پیشرفته شبکه و MFP ها اجازه میدهد تا پرونده ها بطور خودکار به یک پوشه از پیش تعریف شده در سیستم مدیریت اسناد یا حتی یک راه حل اشتراک گذاری فایل مبتنی بر سرویس ابری برای اشتراک گذاری با اعضای مختلف تیم بصورت فوری هدایت شوند. همچنین استفاده از فناوری های خاص اسکن میتواند پردازش فرم های کاغذ را با قرار دادن در قسمت های خاص روی یک سند کاغذ و استخراج داده های کلیدی از تصویر اسکن شده انجام دهد. سپس این داده ها برای هدایت خودکار سند بطور مستقیم برای گردش کار سریع تر و کارآمد تر استفاده میشود. در نهایت این به این معنی است که بیشتر مراحل دستی لازم بین اسکن سند و ارسال آن به اشخاص ثالث ناپدید میشوند.

 اسکنرها 

با افزایش میزان داده ها و اهمیت مراقبت از آنها به مرور اسکن مدارک و اطلاعات و کاربرد آن افزایش یافت. از همین جهت تولید کنندگان اسکنر ها نیز فناوری های جدید تری را در اختیار عموم قرار دادند. به طور کلی اسکنر ها را بر اساس فناوری می توان به دو نوع تقسیم کرد که ما قصد داریم این دو را با هم مورد بررسی قرار دهیم. با ما همراه باشید تا با فناوری های CCD و CSI بیشتر آشنا شوید. 

در طی سال های اخیر ، اهمیت اسکن در جاهایی که با اسناد مهندسی و عریض سروکار دارند رو به روز بیشتر شده است. وقتی به اسکن اسناد عریض فکر می کنیم ، متوجه می شویم که واقعاً همچین نیازی وجود دارد. در اینجا به برخی از مزایای کلیدی اسکنرهای اسناد اشاره می کنیم:

تکنولوزی CCD

از دیگر فناوری اسکن CCD است . این فناوری همان فناوری ای است که در دوربین های قدیمی دیجیتال از آن استفاده میشد ( امروز در اغلب دوربین ها از فناوری CMOS و در انواع پیشرفته و گرانقیمت از فناوری BSI استفاده میشود.) . CCD از عدسی ها برای ثبت تصویر روی سنسورها استفاده میکند. از این فناوری اغلب برای اسکن تصاویر رنگی با جزییات بالا در تصویر برداری استفاده میشود.

نرم افزار مدیریت اسناد

این اسکنرها به دلیل استفاده از CCD باعث شده تا انتخاب اول هنرمندان برای اسکن گرافیکی و هنری باشد. ولی با این حال از اسکنرهای دارای فناوری CCD در اسکن نقشه های مهندسی و اسناد با جزییات بالا نیز استفاده میشود. قدرت ثبت جزییات در این اسکنرها باعث میشود که میتوانند نقشه هایی را که چندین بار تا خورده اند با ثبت عمق زیادی از جزییات امکان حذف رد تا خوردگی در آن را بطور کامل از بین ببرند.

درواقع بخاطر کیفیت بسیاربالا در اسکن جزئیات است که تکنولوژی اسکن CCD را به بهترین انتخاب برای کارهای گرافیکی و هنری تبدیل کرده است. اما این موضوع باعث نمی شود که از تکنولوژی اسکن CCD در کارهای مهندسی و اسناد حرفه ای استفاده نشود! بسیار از شرکت های ساختمانی ، مشاوره ای و تولیدی از این نوع اسکنرها استفاده می کنند.