اسکن اسناد و مدارک

سرعت بالای جستجو با اسکن اسناد

اسکن اسناد و مدارک یا همان بایگانی دیجیتال امروزه به صورت گسترده ای در میان افراد شایع شده است و روش محبوب تری نسبت به روش سنتی است. علت این مسئله چیست ؟ قطعا این محبوبیت نتیجه ی مزایایی است که استفاده از این روش به همراه دارد. در ادامه راجع به چند مورد از این مزایا بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

کاهش فضای اشغال شده

کاهش فضای اشغال شده یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال است. در بایگانی های سنتی معمولا به تدریج که تعداد اسناد و مدارک کاغذی رو به افزایش میگذاشت ، فضای مورد نیاز بایگانی ما نیز افزایش میافت به طوری که در حد یک اتاق هم جا اشغال میکرد و ما را با انبوهی از پوشه ها و زونکن ها که کاغذهای زیادی به آن ها الحاق پیدا کرده بود رو به رو میساخت. بایگانی بصورت دیجیتال تمام آن اتاق شلوغ و پر از کاغذ و سند را به یک حافظه فلش کوچک که به راحتی در جیب شما هم قابل جایگیری است مبدل میسازد.

دسته بندی امن تر با دیجیتال سازی اسناد

در ابتدای این نوشته اشاره ای به این داشتیم که اسناد کاغذی ممکن است گم شوند و یا حتی از بین بروند . فرض کنید یک سند خیلی خاص که حتی دارای یک کپی است کاملا ازبین برود ، حال چه اتفاقی می افتد؟

تکنولوژی اسکن اسناد

مراحل اسکن مدارک

اسکن دیجیتال از اسناد چنین خطری را به طور کامل از بین میبرد. اسکن دیجیتال این امکان را بوجود می آورد که براحتی بتوانید بر روی اسناد خود کنترل داشته باشید و کامل بدانید که چه کسی و در چه تاریخی آن را بوجود آورده یا ویرایش کرده است. پس بایگانی دیجیتال این امکان را فراهم میکند تا دسترسی های خاص را به افراد خاص بدهید و خیالتان از این که سندتان توسط افراد دیگر دستکاری ، حذف یا تغییر داده شود ، راحت باشد.

کاهش هزینه ها

هزینه ها در بایگانی های سنتی بسیار بالاست علاوه بر اینکه هزینه های مالی زیادی همراه دارد ، هزینه هایی مانند اشغال فضای بسیار زیاد ، زمان مورد نیاز برای یافتن هر سند و….. را نیز شامل میشود. با استفاده از اسکن و بایگانی دیجیتال میتوان تمامی اسناد کاغذی را دور دور ریخت و از این طریق علاوه بر صرفه جویی در هزینه ، در فضا و زمانی که باید برای یافتن اسناد بکار ببریم نیز صرفه جویی میشود.

برای اطلاع از هزینه های ایجاد بایگانی دیجیتال رو قیمت اسکن مدارک کلیک کنید.

مزایای بایگانی دیجیتال

می دانید که در گذشته از روش های سنتی برای نگهداری و ذخیره داده ها استفاده می شد که البته به علت فضای اشغالی و عدم سهولت دسترسی ، دشوار بود. اما امروزه با توسعه ی تکنولوژی های جدید و بازشدن پای بایگانی دیجیتال و اسکن به این عرصه ، افراد بسیار راحت تر می توانند حجم انبوهی از اطلاعات را ذخیره سازی کنند. در ادامه با مزایای این روش آشنا شوید. 

بدون شک جایگزین کردن بایگانی دیجیتال با بایگانی های سنتی، بایگانی های حجیم و پر دردسر مزایایی وجود دارد که غیر قابل چشم پوشی است. در ادامه برخی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال را برای شما ارائه میکنیم.

سهولت کارها

یکی از مهم ترین مزایای اسکن و بایگان دیجیتال ، این است که تاثیر مستقیم روی بهبود فرآیندهای اداری و کاهش حجم به اصطلاح کاغذ بازی میشود زیرا در بایگانی های سنتی برای پیدا کردن یک سند خاص نیاز بود که حجم زیادی اسناد و مدارک را زیر و رو کنیم که این کار علاوه بر زمان بر بودن بسیار خسته کننده میباشد و انرژی زیادی را از نیروی کار میگیرد. از سوی دیگر احتمال گم شدن یا از بین رفتن برگه ای خاص در میان اسناد بسیار بالاست و همین یکی از بزرگترین معایب بایگانی به صورت سنتی میباشد.

اسکن اسناد و مدارک به صورت دیجیتال علاوه بر اینکه ضعف های ذکر شده را از بین میبرد ، قابلیت جستجوی سریع بصورت دیجیتال و بازیابی سریع و ذخیره و رمزگذاری دقیق را دارا میباشد. یعنی میتوان دسترسی افراد به اسناد و مدارک را محدود به افراد مشخصی نمود و از این راه امکان سرقت اطلاعات و اسناد را به حداقل رسانید و امنیت اسناد و مدارک را تضمین نمود.

سرعت بالای جستجو با بایگانی دیجیتال

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.