اسکن اسناد و مدارک

اصول اسکن نقشه

اسکن اسناد و مدارک یک راهکار مطمئن برای نگهداری از اطلاعات و داده ها است که می توان از آن در تمامی سازمان ها و ادارات استفاده کرد. اما بعضی شرکت ها و ادارات با نقشه های مختلفی مانند نقشه های زمین شناسی و کاغذی سر و کار دارند. در ادامه به بررسی روش مناسب برای اسکن نقشه های کاغذی خواهیم پرداخت.

مرحله 1

اینکه بتوانید یک اسکنر بزرگ پیدا کنید تا بتواند یک نقشه کاغذی کامل را پوشش دهد ، مهم است. اگر این اسکنر در دسترس شما نبود و پیدا نشد ، شما می توانید توپوگرافی یا یک کتابفروشی بزرگ یا چاپگر کتاب را به جای آن امتحان کنید.

مراحل اسکن نقشه 

مرحله 2A

اگر بتوانید از یک اسکنر بزرگ استفاده کنید، می توانید همزمان نقشه را اسکن کنید. اما به یاد داشته باشید که قسمت نقشه زمین را در یک فایل جداگانه از پرونده مورد نظر اسکن کنید، یعنی دو فایل خواهید داشت یکی برای نقشه و دیگری برای شرح نقشه. همچنین ، یک کپی از یک تصویر دیجیتال اصلی از کل نمای نقشه تهیه کرده و نقشه را از قسمت شرح آن برش دهید.

مرحله 2B

برای اسکن نقشه کاغذی بزرگتر از نقشه های زمین شناسی، یا اگر فقط یک اسکنر کوچک دارید، نقشه باید در قسمت هایی اسکن شود و بعداً به هم چسبیده شود.

جهت گیری نقشه برای انجام اسکن

اگر می خواهید نقشه را در قطعات اسکن کنید، همیشه سعی کنید محل عبور خطوط سیاه افقی و عمودی را در هر چهار گوشه حفظ کنید. خطوط مستقیم افقی و عمودی سیاه روی نقشه، ارتفاع و طول جغرافیایی است. سپس پیوند دادن و ارجاع قسمت های جغرافیایی بسیار راحت تر خواهد بود.

مرحله 2C

اگر اسکنر در دسترستان نبود، می توانید از یک دوربین دیجیتال خوب استفاده کنید. جهت اسکن نقشه کاغذی آن را در محلی که دارای نور کافی باشد، بدون تابش خیره کننده نوری باز کنید. گاهی اوقات ورق های سفید در قسمت های کناری باعث پخش شدن نور می شوند و از انعکاس های بد خورشید یا لامپ بر روی سوژه جلوگیری می کنند.

دیجیتال سازی مدارک

در سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی همواره حجم زیادی اتز اطلاعات و اسناد کاغذی وجود دارد که احتیاج به نگهداری و بایگانی داشته و تامین امنیت آنها مشکل است. همچنین بایگانی به روش سنتی خطراتی مانند مفقود شدن اسناد و یا دزدی آنها را در پی دارد. علاوه بر اینکه ممکن است خطاهای انسانی سهوی و یا عمدی موجب از بین بردن اسناد و طالاعات گردد. 

از این رو و در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد

نماید.

دیوان محاسبات کشور به عنوان تنها ارگان ناظر دولت، مجوز فعالیت در زمینه پروسه اسکن اسناد بایگانی و تبدیل آنها به میکروفیلم را فقط به تعداد محدودی از شرکتهای خصوصی (با شرایط بسیار خاص )اعطا نموده است. شرکت آسان بایگان پارسی پس از طی مراحل قانونی به عنوان یکی از معدود بنگاه های اقتصادی فعال در این زمینه توانست در سال 1393مجوز فعالیت از دیوان محاسبات کشور را دریافت نماید.

نرم افزار اسکن اسناد

سرعت بخشیدن به پرونده ها و مدارک بایگانی شده نیاز امروز شرکت ها و ادارت است. بدین منظور، شرکت‎ ها به دنبال راه ‌های کاهش هزینه‌ ها و بهبود بهره ‌وری هستند. از این رو شرکت ها باید از ابزاری برای سرعت بخشیدن به فعالیت های خود در راستاری پاسخ به اربابان رجوع استفاده کنند. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت آرشیو یکی از بهترین شیوه ها برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک است.

نرم‎افزار Centervision

این نرم ‌افزار محصول شرکت BankTec به سادگی و سرعت کارایی کسب و کار شما را بهبود می ‌بخشد. این نرم ‌افزار یک پلت فرم واحد مشترک برای بهینه ‌سازی استقرار، اجرا و مدیریت سایت ‌های پردازش سند چند گانه از طریق یک کسب و کار جهانی است. با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه کسب و کار مناسب یا ایجاد کننده دانش، نرم ‌افزار Centervision همه داد ه‌های وارد شده را به سرعت آماده می‌کند تا خدمات مشتریان با بالاترین کیفیت را ارائه کند.

5 نکته مهم برای اسکن اسناد و مدارک

امروزه مردم به ذخیره سازی و بایگانی دیجیتال روی آورده اند اما این روش هم می تواند مشکل ساز باشد. اینکه حجم زیادی از فایل های دیجیتال نیاز به نگهداری داشته باشند ، خود موضوع دیگری است. اما لازم نیست که خیلی نگران باشید؛ شما تنها با اگاهی از چند نکته در مورد اسکن اسناد و مدارک می توانید این معضل را حل کنید. 

1. یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

2. قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.

نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلید واژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.

3. ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.

اسکن و دیجیتال سازی تخصص آسان بایگان است. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.

4. فایل های غیر ضروری را حذف کنید.

در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟

اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.