اسکن اسناد و مدارک

همه چیز در رابطه با نرم افزار های مدیریت مستند

می دانید که در شرکت ها و ادارات حجم بالایی از اطلاعات و اسناد وجود دارد. به روشی که برای حفظ و ذخیره این اطلاعات توسط شرکت ها و یا سازمان ها استفاده می شود، مدیریت اسناد می گویند. مدیریت اسناد ممکن است با انواع مختلفی در قالب های کاغذ و یا الکترونیک انجام گیرد.

مسئله این است که این فرآیند اغلب برای اکثر سازمان ها وقت گیر می باشد و به سختی مورد توجه قرار می گیرد. به همین دلیل وجود یک سیستم مدیریت اسناد یا یک نرم افزار مدیریت مستند کارآمد برای صرفه جویی در وقت شرکت ضروری است. سیستم های مدیریت امروز برای ذخیره و مدیریت اسناد الکترونیکی به سیستم های رایانه ای یا نرم افزار ابری متکی هستند.

سیستم مدیریت مستند

سیستم های مدیریت مستند برای ضبط و سازماندهی انواع اسناد به شکل الکترونیکی استفاده می شود که در صورت لزوم یافتن و بازیابی آن آسان است. یک سند در این حالت، همانطور که توسط ISO 12651-2 تعریف شده است، شامل هر شیئ یا اطلاعات ثبت شده ای شده که به عنوان یک واحد داده در نظر گرفته می شود.

یک سند کاغذی مانند فاکتور ابتدا اسکن شده و در سیستم مدیریت اسناد در قالب الکترونیکی برای بازیابی در آینده ادغام می شود. سپس سند توسط دسته هایی مانند بخش، شماره سفارش، فروشنده یا هر مفهوم قابل شناسایی دیگری که مربوط به کسب و کار شما باشد، ظاهر می شود.

برخلاف پوشه های کابینت پرونده های سنتی، یک سیستم مدیریت مستند، اسناد را در قالب الکترونیکی ذخیره می کند تا دسترسی آسان آن توسط پرسنل و مشتریان مجاز امکان پذیر شود .

بهترین نرم افزار موبایل برای اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک دیگر در میان افراد و مشاغل مختلف بسیار شایع شده است اما دیگر لازم نیست که از چاپگر های قدیمی و اسکنر های یکپارچه در این زمینه استفاده کرد. امروز با پا به عرصه گذاشتن نرم افزار های مناسب اندروید دیگر انجام این پروسه بسیار آسان تر از قبل شده است. 

برای تمامی آن مشاغلی که می خواهند استفاده از کاغذ را متوقف کنند نرم افزار های موبایل برای اسکن اسناد وجود دارد که بهترین گام در مسیر فناوری می باشد. اگر تلفن هوشمند همراه با دوربین مناسبی دارید، شما این امکان را خواهید داشت که از برنامه های اسکن زیر برای اسکن رسید، کارت ویزیت و اسناد و غیره استفاده کنید.

1. CamScanner

این نرم افزار محبوب ترین برنامه اسکن برای Android است که به شما امکان اسکن، ذخیره و همچنین همگام سازی اسناد را می دهد. این برنامه می تواند کیفیت اسکن را با کمک برش و افزایش گرافیک و متن افزایش دهد. از طرف دیگر، اگر برای نسخه مجاز این برنامه بایستی پرداخت درون برنامه ای را انجام دهید، ویژگی و کیفیت نوری را که می تواند تصاویر را به متن قابل استفاده تبدیل کند را در اختیار خواهید گرفت.

علاوه بر نسخه های رایگان و دارای مجوز، ویژگی دیگر استخراج متن از تصاویر، ایمن سازی اسناد مهم همراه با رمز عبور و به اشتراک گذاری پرونده های PDF / JPEG ، نمابر و چاپ است. با استفاده از این برنامه ، می توانید از همکاران برای مشاهده و همچنین نظر دادن در مورد اسکن در یک گروه دعوت کنید.

2. Office lens

این یک برنامه فوق العاده دیگر است که توسط مایکروسافت ایجاد شده و نه تنها اسناد شما را اسکن می کند بلکه می تواند تصاویر را به PowerPoint ، Word و PDF تبدیل کند و هرجا که خواستید ذخیره کند. این برنامه قابلیت به اشتراک گذاری تصاویر تخته سفید و تخته سیاه را دارد.

برترین نرم افزار ایجاد دبیرخانه

یکی از مواردی که مشکل شایعی در زمینه ی بایگانی ادارات و شرکت ها محسوب می شود دبیر خانه است که محل رد و بدل سازی حجم عظیمی از نامه های کاغذی و ادارای است. در رابطه با بایگانی اسناد به روش دیجیتال پیش از این صحبت کرده ایم. اما آیا نرم افزای برای ایجاد دبیرخانه نیز موجود است ؟ در ادامه بیشتر به این مسئله خواهیم پرداخت. 

1- نرم افزار دبیرخانه آدا

نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.

مدیریت اسناد

ثبت دائمی اسناد

سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.

برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:

• امکانات اسکن و بایگانی
• هشدار برای نامه های تکراری
• دسترسی برای نامه های محرمانه
• ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
• چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
• امکان اشتراک گذاری زونکن ها در نرم افزار دبیرخانه
• امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها
• نرم افزار دبیرخانه قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
• پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …
• امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
• پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
• امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

اصول مهم در اسکن تصاویر

اسکن و بایگانی اسناد و مدارک جهت ایجاد یک آرشیو دیجیتال یا میکروفیلم دارای فواید و اثرات بسیار زیادی است که در مطالب پیشین وب سایت به بررسی تمامی این فواید پرداخته ایم. همچنین یاد آور شدیم که بایگانی اسناد برای تمامی دفاتر حقوقی، پزشکی، ادارت و شرکت های خصوصی و دلوت انجام میگیرد. اما گاه در میان این اساد و مدارک تصاویر وجود دارند که به همراه پروند باید در بایگانی مربوط ذخیره شوند.

از این رو بسیاری از افراد بر این باورند که استفاده از نرم افزار های اسکن و بایگانی دیجیتال می تواند به این تصاویر آسیب وارد کرده و یا مانع از ایجاد آرشیوی دقیق و  مناسب شود.

اما شرکت آسان بایگان پارسی یه عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد و تصاویر، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری به مخاطبان خود این نوید را می دهد که استفاده از نرم افزار های بروز و ناسب برای اسکن تصاویر این امکان را فراهم کرده است تا تصاویر موجود در پرونده های حقوقی، پزشکی، اداری و شرکتی به خوبی در بایگانی های دیجیتال ذخیره شده و از کیفیت آن ها کاسته نشود.

در آسان بایگان پارسی با خدمات بسیار متنوعی همراه شما خواهیم بود.

• اسکن اسناد و مدارک
• اسکن عکس و تصویر
• بایگانی دیجیتال
• بایگانی میکروفیلم

ظهور دائمی اسناد

اسناد و مدارک سازمان ها و ادارات دارای اولویت بندی ها و درجه بندی اهمیت بوده و همواره نگه داری و دسترسی به آنها امری دشوار طلقی می شده است. از این رو ظهور دائمی اسناد و استفاده از نرم افزار های اسناد و مدارک امکانی را فراهم کرده است که این اولیت بندی به خوبی رعایت شده و افراد با محدودیت های دسترسی به این مدارک امکان استفاده از سیستم های آرشیوی را دارا  باشند.

ظهور دائمی اسناد به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا با ایجاد دسترسی های محدود و ذخیره سازی اسناد و دارک خود در محیطی امن از آنها با خوبی مراقبت کنند. باید این نکته را نیز به خاطر داشت که استفاده از سیستم های مدیریت دارای آموزش هایی است که تکنسین های شرکت آسان بایگان پارسی در هنگام نصب به کاربران و مدیران عامل آموزش خواهند داد.

نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های مختلفی برای مدیریت اسناد ارائه شده اند که به چند مورد محدود نمی شوند اما جالب است بدانید که تمامی آنها چند ویژگی مهم را دارا هستند. در رابطه با اینکه این ویژگی های مهم چه مواردی هستند در ادامه بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های آرشیو اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.