اسکن اسناد و مدارک

اصول اسکن نقشه

اسکن اسناد و مدارک یک راهکار مطمئن برای نگهداری از اطلاعات و داده ها است که می توان از آن در تمامی سازمان ها و ادارات استفاده کرد. اما بعضی شرکت ها و ادارات با نقشه های مختلفی مانند نقشه های زمین شناسی و کاغذی سر و کار دارند. در ادامه به بررسی روش مناسب برای اسکن نقشه های کاغذی خواهیم پرداخت.

مرحله 1

اینکه بتوانید یک اسکنر بزرگ پیدا کنید تا بتواند یک نقشه کاغذی کامل را پوشش دهد ، مهم است. اگر این اسکنر در دسترس شما نبود و پیدا نشد ، شما می توانید توپوگرافی یا یک کتابفروشی بزرگ یا چاپگر کتاب را به جای آن امتحان کنید.

مراحل اسکن نقشه 

مرحله 2A

اگر بتوانید از یک اسکنر بزرگ استفاده کنید، می توانید همزمان نقشه را اسکن کنید. اما به یاد داشته باشید که قسمت نقشه زمین را در یک فایل جداگانه از پرونده مورد نظر اسکن کنید، یعنی دو فایل خواهید داشت یکی برای نقشه و دیگری برای شرح نقشه. همچنین ، یک کپی از یک تصویر دیجیتال اصلی از کل نمای نقشه تهیه کرده و نقشه را از قسمت شرح آن برش دهید.

مرحله 2B

برای اسکن نقشه کاغذی بزرگتر از نقشه های زمین شناسی، یا اگر فقط یک اسکنر کوچک دارید، نقشه باید در قسمت هایی اسکن شود و بعداً به هم چسبیده شود.

جهت گیری نقشه برای انجام اسکن

اگر می خواهید نقشه را در قطعات اسکن کنید، همیشه سعی کنید محل عبور خطوط سیاه افقی و عمودی را در هر چهار گوشه حفظ کنید. خطوط مستقیم افقی و عمودی سیاه روی نقشه، ارتفاع و طول جغرافیایی است. سپس پیوند دادن و ارجاع قسمت های جغرافیایی بسیار راحت تر خواهد بود.

مرحله 2C

اگر اسکنر در دسترستان نبود، می توانید از یک دوربین دیجیتال خوب استفاده کنید. جهت اسکن نقشه کاغذی آن را در محلی که دارای نور کافی باشد، بدون تابش خیره کننده نوری باز کنید. گاهی اوقات ورق های سفید در قسمت های کناری باعث پخش شدن نور می شوند و از انعکاس های بد خورشید یا لامپ بر روی سوژه جلوگیری می کنند.

دیجیتال سازی مدارک

در سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی همواره حجم زیادی اتز اطلاعات و اسناد کاغذی وجود دارد که احتیاج به نگهداری و بایگانی داشته و تامین امنیت آنها مشکل است. همچنین بایگانی به روش سنتی خطراتی مانند مفقود شدن اسناد و یا دزدی آنها را در پی دارد. علاوه بر اینکه ممکن است خطاهای انسانی سهوی و یا عمدی موجب از بین بردن اسناد و طالاعات گردد. 

از این رو و در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد

نماید.

دیوان محاسبات کشور به عنوان تنها ارگان ناظر دولت، مجوز فعالیت در زمینه پروسه اسکن اسناد بایگانی و تبدیل آنها به میکروفیلم را فقط به تعداد محدودی از شرکتهای خصوصی (با شرایط بسیار خاص )اعطا نموده است. شرکت آسان بایگان پارسی پس از طی مراحل قانونی به عنوان یکی از معدود بنگاه های اقتصادی فعال در این زمینه توانست در سال 1393مجوز فعالیت از دیوان محاسبات کشور را دریافت نماید.

نرم افزار اسکن اسناد

سرعت بخشیدن به پرونده ها و مدارک بایگانی شده نیاز امروز شرکت ها و ادارت است. بدین منظور، شرکت‎ ها به دنبال راه ‌های کاهش هزینه‌ ها و بهبود بهره ‌وری هستند. از این رو شرکت ها باید از ابزاری برای سرعت بخشیدن به فعالیت های خود در راستاری پاسخ به اربابان رجوع استفاده کنند. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت آرشیو یکی از بهترین شیوه ها برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک است.

نرم‎افزار Centervision

این نرم ‌افزار محصول شرکت BankTec به سادگی و سرعت کارایی کسب و کار شما را بهبود می ‌بخشد. این نرم ‌افزار یک پلت فرم واحد مشترک برای بهینه ‌سازی استقرار، اجرا و مدیریت سایت ‌های پردازش سند چند گانه از طریق یک کسب و کار جهانی است. با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه کسب و کار مناسب یا ایجاد کننده دانش، نرم ‌افزار Centervision همه داد ه‌های وارد شده را به سرعت آماده می‌کند تا خدمات مشتریان با بالاترین کیفیت را ارائه کند.

سرعت بالای جستجو با اسکن اسناد

اسکن اسناد و مدارک یا همان بایگانی دیجیتال امروزه به صورت گسترده ای در میان افراد شایع شده است و روش محبوب تری نسبت به روش سنتی است. علت این مسئله چیست ؟ قطعا این محبوبیت نتیجه ی مزایایی است که استفاده از این روش به همراه دارد. در ادامه راجع به چند مورد از این مزایا بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

کاهش فضای اشغال شده

کاهش فضای اشغال شده یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال است. در بایگانی های سنتی معمولا به تدریج که تعداد اسناد و مدارک کاغذی رو به افزایش میگذاشت ، فضای مورد نیاز بایگانی ما نیز افزایش میافت به طوری که در حد یک اتاق هم جا اشغال میکرد و ما را با انبوهی از پوشه ها و زونکن ها که کاغذهای زیادی به آن ها الحاق پیدا کرده بود رو به رو میساخت. بایگانی بصورت دیجیتال تمام آن اتاق شلوغ و پر از کاغذ و سند را به یک حافظه فلش کوچک که به راحتی در جیب شما هم قابل جایگیری است مبدل میسازد.

دسته بندی امن تر با دیجیتال سازی اسناد

در ابتدای این نوشته اشاره ای به این داشتیم که اسناد کاغذی ممکن است گم شوند و یا حتی از بین بروند . فرض کنید یک سند خیلی خاص که حتی دارای یک کپی است کاملا ازبین برود ، حال چه اتفاقی می افتد؟

تکنولوژی اسکن اسناد

مراحل اسکن مدارک

اسکن دیجیتال از اسناد چنین خطری را به طور کامل از بین میبرد. اسکن دیجیتال این امکان را بوجود می آورد که براحتی بتوانید بر روی اسناد خود کنترل داشته باشید و کامل بدانید که چه کسی و در چه تاریخی آن را بوجود آورده یا ویرایش کرده است. پس بایگانی دیجیتال این امکان را فراهم میکند تا دسترسی های خاص را به افراد خاص بدهید و خیالتان از این که سندتان توسط افراد دیگر دستکاری ، حذف یا تغییر داده شود ، راحت باشد.

کاهش هزینه ها

هزینه ها در بایگانی های سنتی بسیار بالاست علاوه بر اینکه هزینه های مالی زیادی همراه دارد ، هزینه هایی مانند اشغال فضای بسیار زیاد ، زمان مورد نیاز برای یافتن هر سند و….. را نیز شامل میشود. با استفاده از اسکن و بایگانی دیجیتال میتوان تمامی اسناد کاغذی را دور دور ریخت و از این طریق علاوه بر صرفه جویی در هزینه ، در فضا و زمانی که باید برای یافتن اسناد بکار ببریم نیز صرفه جویی میشود.

برای اطلاع از هزینه های ایجاد بایگانی دیجیتال رو قیمت اسکن مدارک کلیک کنید.

نرم افزار آرشیو اسناد

نرم افزار های مختلفی برای مدیریت اسناد ارائه شده اند که به چند مورد محدود نمی شوند اما جالب است بدانید که تمامی آنها چند ویژگی مهم را دارا هستند. در رابطه با اینکه این ویژگی های مهم چه مواردی هستند در ادامه بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

• قابلیت تعریف سطوح دسته بندی مختلف
• دارای ابزارهایی جهت ارجاع اسناد به اشخاص مختلف
• قابلیت مشاهده محتویات یک سند حین جستجو در بایگانی مربوط به آن
• قابلیت انتقال اسناد از یک نرم افزار آرشیو به نرم افزار آرشیو دیگر
• قابلیت مخفی کردن برخی اسناد برای دسترسی های سطوح مختلف یا محدود کردن آن ها به دسترسی فقط خواندن و….
• قابلیت تعریف کاربران مختلف با سطوح دسترسی مختلف بدون محدودیت
• پشتیبانی از فرمت های مختلف مانند jpeg ، pdf و…………..
• قابلیت گردش اسناد روی بستر اتوماسیون اداری

مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال

OCR چیست ؟

مواردی که به آن ها اشاره شده تقریبا تمامی موارد کلیدی هستند که در تمام انواع نرم افزار مدیریت اسناد مشترکند و امکانات خروجی مشابهی ارائه میکنند اما چیزی که تفاوت ایجاد میکند رابط کاربری و همچنین قابلیت های جزیی متفاوت و مختص هر نرم افزار است که ما را برای استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد ترغیب میکند. برای دریافت راهنمایی بیشتر در مورد نرم افزار آرشیو اسناد با ما تماس بگیرید.

نرم افزار های آرشیو اسناد

آرشیو و مدیریت اسناد اداری، حقوقی و مالی در شرکت های مختلف حائض اهمیت است. آرشیو شن اسناد به صورت دیجیتال یا به عبارتی دیجیتال سازی اسناد و مدارک می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روند بایگانی و دسترسی به این مدارک را دارا باشند. یکی دیگر از مواردی که در این فرایند بسیار موثر خواهد بود را می توان استفاده از نرم افزار آرشو و مدیریت اسناد دانست. با استفاده از این نرم افزار ها روند دسترسی به محتواهای بایگانی شده به سادگی و در کوتاه ترین زمان طی خواهد شد.

اسکن کتب

اسکن داده ها و روش ذخیره سازی دیجیتال داده ها دیگر در بسیاری از موارد جایگاه خود را کسب کرده و روش های قدیمی را کنا زده است. یکی از این موارد اسکن کتاب های کتابخانه است که موجب ایجاد یک کپی از هر نسخه کتاب و همچنین سهولت در جست و جوی کتاب ها می شود. در ادامه در این باره بیشتر بدانید. 

بعد از دیجیتال سازی (کتاب های مورد علاقه و با ارزش، آلبوم تصاویر، خاطرات خانوادگی، کتاب های تصویری، مجلات خاص و …) می توان آن را به فرمت مورد نظر تبدیل کرد، برای مثال تبدیل کتاب به PDF و یا فرمت های دیگری مانند PDF ، PDF Searchable ، Word ، Mobi، Epub، و … همچنین درصورتی که نیاز به چاپ مجدد کتاب بود و یا کیفیت فایل خروجی برایتان بسیار مهم است می توان در صورت درخواست کتاب را مجددا صفحه آرایی می کنند.

اسکنر مخصوص کتاب

Book-scanner یا اسکنر کتاب دستگاهی است که بدون آسیب رساندن به مجلد (کتاب، مجله و سایر موارد مشابه) قابلیت تصویربرداری و دیجیتال سازی از آن را دارا می باشد. اسکنر کتاب انواع مختلفی دارد که به روش های متفاوت عمل اسکن و نهایتا تهیه خروجی دیجیتال را انجام می دهند. تنها نکته ای که می توان در مورد اسکنرهای کتاب گفت این است که هرچقدر سنسور تصویربرداری با مجلد فاصله کمتری داشته باشد، عمل دیجیتال سازی با کیفیت و دقت بالاتری انجام خواهد شد.

از انواع اسکنرهایی مرتبط به اسکن کتاب می توان به اسکنر تمام اتوماتیک کتاب (فاصله سنسور با کتاب 10 سانتی متر) اسکنر نیمه اتوماتیک کتاب (سنسور تصویربرداری با کتاب 1 سانتی متر فاصله دارد)، اسکنر تصویربرداری از بالا (فاصله سنسور با مجلد 30 سانتی منر) اسکنر تخت (فاصله سنسور تا مجلد (کمتر از 1 سانتی متر)؛ اسکنر کششی (جهت اسکن کتاب باید برش بخورد – فاصله تا سنسور تقریبا صفر) این اسکنرها برای اسکن مواردی مانند کتاب، مجله، نسخه های خطی و موارد مشابه استفاده کرد.

انتخاب نوع اسکنر برای اسکن مجلد بستگی به نوع مجلد برای دریافت بالاترین کیفیت خروجی یا طبق درخواست افراد انجام می شود.