همه چیز در مورد سامانه های مدیریت اسناد
DMS چیست و چه کاربردی دارد؟
یکی از موارد بسیار مهم در نگهداری از اسناد و مدارک طبقه بندی مناسب و قابل بازیابی است. در سازمان ها اطلاعات مختلف و مستنداتی موجود است که در طی روند کاری احتیاج به مراجعه به آنها است. برای ممکن بودن این مهم باید طبقه بندی و نگهداری از اطلاعات به گونه ای منظم و مرتب باشد. وظیفه اصلی سیستم مدیریت اسناد نیز همین است.
بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.
دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود. طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :
- مالی
- اداری
- آموزشی
- پرسنلی
- و ….
به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.
استاندارد DMS مناسب
- بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
- ایجاد کد یکتا برای اسناد
- نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
- بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
- نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
- امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
- امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
- بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
- امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
- ایجاد ارتباط بین اسناد
- امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)
علل استفاده از سامانه مدیریت اسناد
- تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
- از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
- فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
- از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
- امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
- امکان گسترش مح?ط بهره برداری از اسناد
- ?امکان تسر?ع در امر استفاده از اسناد و داده های درونی
- ?امکان ا?جاد تنوع در اشکال مختلف ارائه اط?عات
- ?امکان حفظ امن?ت اط?عات
- ?امکان ا?جاد پشت?بان مطلوب آرش?و و با?گان? اسناد (Backup)
