اسکن اسناد و مدارک

اسکن مدارک و اسناد پرسنلی

در شرکت ها و یا ادارات جدای از اطلاعات کاری بخشی از حجم کاغذ ها و اسناد مربوط به اطلاعات افراد و پرسنل می شود که باید علاوه بر نگهداری از آنها به امنیت شان نیز توجه شود. علاوه بر این باید در نظر داشت که دسترسی به انها آسان باشد تا در زمان مراجعه امکان بررسی وجود داشته باشد. در این گونه موارد اسکن اسناد پرسنلی یک راهکار مناسب است. 

با این حال، برای کسانی که  در اداره شان دارای کمد پرونده و جعبه های بایگانی هستند این نگرانی ها بسیار جدی می باشد. رسیدگی به این مشکل ساده نیست. اینکه بخواهید همه چیز را به پرونده های الکترونیکی اسکن کنید آسان نخواهد بود . همانطور که در اداره تان می خواهید مدیری موفق باشید ، لازم است تا بتوانید اطلاعات لازم را برای اسکن اسناد و مدیریت آن ها داشته باشید  در غیر این صورت، بدون اینکه بخواهید مشکل سازمان دادن به ایجاد یک اداره ای که به صورت دیجیتالی کار می کند و کاغذی در آن مصرف نمی شود را حل کنید ، وقت و هزینه تان را نیزهدرمی‌دهید و بهتر است بگوییم درزمینه مدیریت اسناد شکست می خورید .

 

روش های اسکن اسناد و مدارک پرسنلی

اگر سندی به عنوان نسخه PDF  نیز ذخیره نشود و فقط به عنوان سند  ورد یا اکسل وجود داشته باشد ، در خارج از شرکت به اشتراک گذاشته نشده است و همه نسخه های غیر PDF آن می توانند پیش نویس محسوب شوند. این مزیت به شما این امکان را می دهد که بفهمید آیا سند تولید شده به خارج از دفترخانه ارسال شده است یا خیر و یا آیا سند ارسال شده می تواند مفید باشد یا نه .

بهترین نکات اسکن اسناد برای سازماندهی بخش شما

وقتی نوبت به ساماندهی پرونده های الکترونیکی می رسد ، اسناد زیادی وجود دارد که در آن ها تعیین محل شروع کار دشوار است. سازماندهی اسناد خود نه تنها به کارآیی شما کمک می کند ، بلکه به صرفه جویی در وقت و هزینه نیز کمک می کند. به جای اینکه ساعتها به جستجوی کاغذهای نا مناسب بپردازید ، پرونده های الکترونیکی کاملاً سازمان یافته به شما کمک می کند تا بلافاصله اقلام را پیدا کرده و روند توزیع را به آسانی مدیریت کنید.