اسکن اسناد و مدارک

DMS چیست و چه کاربردی دارد؟

یکی از موارد بسیار مهم در نگهداری از اسناد و مدارک طبقه بندی مناسب و قابل بازیابی است. در سازمان ها اطلاعات مختلف و مستنداتی موجود است که در طی روند کاری احتیاج به مراجعه به آنها است. برای ممکن بودن این مهم باید طبقه بندی و نگهداری از اطلاعات به گونه ای منظم و مرتب باشد. وظیفه اصلی سیستم مدیریت اسناد نیز همین است. 

بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.

دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود.  طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

• مالی
• اداری
• آموزشی
• پرسنلی
• و ….

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.

استاندارد DMS مناسب

• بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
• ایجاد کد یکتا برای اسناد
• نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
• بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
• نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
• امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
• امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
• بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
• امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
• ایجاد ارتباط بین اسناد
• امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)

  

   علل استفاده از سامانه مدیریت اسناد

  • تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
  • از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
  • فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
  • از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
  • امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
  • امکان گسترش مح?ط بهره برداری از اسناد
  • ?امکان تسر?ع در امر استفاده از اسناد و داده های درونی
  • ?امکان ا?جاد تنوع در اشکال مختلف ارائه اط?عات
  • ?امکان حفظ امن?ت اط?عات
  • ?امکان ا?جاد پشت?بان مطلوب آرش?و و با?گان? اسناد (Backup)

برترین روش اسکن اسناد پژوهشی

می دانید که اسکن اسناد و مدارک از جمله بهترین راهکار ها برای حفاظت و نگهداری از این اطلاعات است. اسناد پژوهشی از مهم ترین انواع اسناد آموزشی هستند که برای حفظ و دسترسی اسان به آنها می توان از این روش برای ذخیره این اسناد استفاده کرد. در ادامه راجع به اسکن اسناد پژوهشی بیشتر بدانید. 

برداشت شما از هر متن نوشتاری از طریق آشنایی با آن متن بیشتر می شود. یکی از موثرترین روش ها برای شروع نوع خواندن متفکرانه لازم برای کارهای دانشگاهی، این است که قبل از شروع مطالعه، از جزئیات متن یک نمای کلی از آن داشته باشیم. ابتدا با خلاصه کردن متن، می توانید درک کلی و منطقی آن را متوجه شوید. وقتی زمان محدودی برای مطالعه دارید، خلاصه سازی می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید که بر روی چه قسمتی از متن تمرکز داشته باشید.

در اینجا یک تکنیک برای خلاصه سازی متن وجود دارد. شاید لازم باشد آن را متناسب با سبک مطالعه خود تغییر دهید. ابتدا قبل از خلاصه سازی ، از برخی تکنیک های ساده ای که عادت داشتید انجام دهید استفاده کنید. سپس ، پاراگراف مقدماتی یا شاید دو پاراگراف اول را با دقت بخوانید. اگر عنوان مقاله پژوهشی در رابطه با چیزی که به دنبالش می گردید هم خوانی دارد سعی کنید توضیحات یا استدلال هایی که به ذهنتان خطور می کند را پیش بینی کنید.

اهمیت اسکن اسناد و مدارک پژوهشی

یک یا دو جمله اول هر پاراگراف و همچنین جمله یا جملات پایانی را با دقت بخوانید.

در بین این جملات آغازین و پایانی ، چشمان خود را حرکت دهید و سعی کنید از جستجوی کلمات ناشناخته یا اصطلاحات سخت پرهیز کنید. هدف شما برداشتن مفاهیم عمیق و چیزی از الگوی کلی و اهمیت متن است. پاراگراف های پایانی را با دقت بخوانید. به نظر می رسد هدف کلی نویسنده چه باشد ؟ به یاد داشته باشید که ممکن است اشتباه کنید ، بنابراین آماده باشید تا پاسخ خود را اصلاح کنید.