اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد

اسناد و مدارک هر شرکت و اداره ای یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران عامل و سرپرست های شرکت های خصوصی و دولتی است. از سوی دیگر دسترسی و بایگانی این اوراق، یکی از مشکلات و مسائلی بوده که همواره سرعت و روند کار را برای اربابان رجوع دچار مشکل کرده است. از همین رو باید به دنبال شیوه ای برای رفع این دغدغه ها بود. اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین شیوه ها و روش ها برای رفع این مشکل خواهد بود.

اسکن اسناد و اوراق

دیجیتال سازی اسناد و اوراق به افراد این امکان را به افراد می دهد تا از مزایای بی شماری بهره مند شوند. از مهمترین فواید این امر می توان به این موضوع اشاره کرد که از امنیت و سلامت اسناد و مدارک می توان اطمینان حاصل کرد. از سوی دیگر به ارمندان و افراد شاغل این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان و تنها با جستجوی بخش کوتاهی از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفی اسکن اسناد و اوراق به افراد کمک میکند تا در فضای ابری و یا قطعات الکترونیکی بسیار کوچک، بخش بسیار بزرگی از اطلاعات خود را ذخیره کنند که همین موضوع نشان از امنیت و صرفه جویی در هزینه های نگهداری خواهد داشت.

اسکن مدارک

اسکن و دیجیتال سازی اوراق و مدارک صرفا شامل شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی نخواهد بود. این موضوع بیان گر این امر است که موسسات آموزشی، مطب ها و بخش های درمانی، بانک ها و موسسات مالی نیز می توانند با بهره گیری از شیوه های اسکن مدارک می توانند به فواید و مزایای بی شمار این سیستم ها دست یابند. از سوی دیگر اسکن و دیجیتال سازی اسناد پزشکی، مالی و اداری به افراد این امکان را می دهد تا ادارات و بخش های درمانی دیگر نیز تنها با چند کلیک ساده به نامه، تصاویر، فیلم ها و اسناد و مدارک بیمار و یا شخص مراجعه کننده دست پیدا کنند.

از سوی دیگر و حسب به دستور دیوان محاسبات کشوری، تمامی مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی موظف خواهند بود که در اصرع وقت، نسبت به دیجیتال سازی و تبدیل داده ها و اسناد و مدارک خود به میکروفیلم ها اقدام کرده و آنرا به مراجع ذی ربط ارائه دهند. از این رو شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین و برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و دیجیتال سازی اسناد و مدارک افتخار دارد با در اختیار داشتن برترین کادر کشوری جهت ایجاد بایگانی های دیجیتال به مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی به مدیران عامل و صاحبان کسب و کار کمک کند.

لزوم اسکن اسناد

در مقالات قبلی همواره تاکید بر فواید و مزیت های استفاده از اسکن سازی اطلاعات داشته این و آن را به شما توصیه کرده ایم. اما خارج از این ها شاید برای شما سوال پیش بیاید که چرا ؟ ضرورت استفاده از این روش چیست؟ در ادامه ی این مطلب به همین مسئله خواهیم پرداخت و لزوم توصیه ی اکید به اسکن سازی را بررسی خواهیم کرد.

 اسکن اسناد و مدارک کاغذی را می توان از گامهای اولیه ورود به حوزه مدیریت اسناد دانست . بدیهی است برای استفاده از فناوری های پیشرفته در زمینه دسترسی به اطلاعات ،  لازم است به ازای هر صفحه کاغذی که در بر گرفته بخشی از اطلاعات است ، یک فایل الکترونیک به همراه دیتای قابل جستجو و نمایه آن ، وجود داشته باشد . بدین منظور استانداردهایی برای بخشهای مختلف این فرایند تعریف گردیده است که ضمن حفظ یکپارچگی محصولات ، از هر گونه آسیب به اطلاعات جلوگیری شود در اسکن اسناد و مدارک آنچه بیش از هر چیز اهمیت می یابد این است که در صورت هر گونه نقص و انحراف در روش اجرا امکان از دست دادن اطلاعات برای همیشه وجود دارد اصولا خطا در تبدیل یک سند کاغذی به الکترونیک برابر است با امحای آن چرا که در یک بانک اطلاعاتی دسترسی به مدارک مبتنی بر آدرسهایی است که در صورت اشتباه در تکمیل آن امکان بازیابی مدارک وجود نخواهد داشت .

از این رو اسکن اسناد و مدارک (اگر چه ظاهراً به سهولت قابل اجرا است ) دارای درجه ای از حساسیت است که می توان آن را یکی از سه بخش مهم ساماندهی اسناد دانست .

شرکت آسان بایگان پارسی با بهره گیری از تجهیزات پیشرفته در این بخش ، پروژه های متعددی در زمینه اسکن اسناد و مدارک انجام داده است . تنوع کیفیت ، جغرافیا و روش نگهداری مدارک طی این مدت ، تجربیاتی ارزشمند به همراه داشته است که ضمن انطباق با استانداردهای اسکن اسناد ، امکان بومی سازی بسیاری از خدمات را برای مشتریان فراهم نموده است .

تعریف بایگانی

واژه ی بایگانی را حتما تا به حال شنیده اید ! اما این کلمه به چه معناست ؟ بایگانی به معنی یک دسته بندی منظم است که بیشتر کارمندان در ادارات و شرکت ها با آن دست و پنجه نرم می کنند. هنگامی که بحث از طبقه بندی و مرتب کردن حجم انبوهی از مدارک و اسناد کاغذی به میان می آید بسیاری از افراد امتناع می کنند. در ادامه قصد داریم به بررسی این موضوع و روش های مختلف بایگانی بیشتر بپردازیم. 

زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار های آرشیو اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و بهتر می توانند کارهای خود را مدیریت کنند.

هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد(بایگانی اسناد) می گویند.

به طور کلی اسکن اسناد و مدارک به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد بایگانی شده دسترسی پیدا کرده و از تجاوز افراد به مدارک بسیار مهم جلوگیری کنید.

با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.

سرعت بالای جستجو با اسکن اسناد

اسکن اسناد و مدارک یا همان بایگانی دیجیتال امروزه به صورت گسترده ای در میان افراد شایع شده است و روش محبوب تری نسبت به روش سنتی است. علت این مسئله چیست ؟ قطعا این محبوبیت نتیجه ی مزایایی است که استفاده از این روش به همراه دارد. در ادامه راجع به چند مورد از این مزایا بیشتر صحبت خواهیم کرد. 

یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال دسترسی سریع به اسناد و مدارک است یعنی در این نوع بایگانی با استفاده از روش های دیجیتال میتوان اسناد را دسته بندی و سپس در دسته بندی مشخص به دنبال یه سند مشخص گشت که سرعت اینکار به قدری بالاست که چند ثانیه بیشتر زمان نمیگیرد حال فرض کنید ، چندثانیه در مقابل ساعت یا حتی ساعت هایی که زمان لازم است تا در میان انبوهی از اسناد کاغذی جستجو کنیم ، واقعا ناچیز بحساب می آید.

کاهش فضای اشغال شده

کاهش فضای اشغال شده یکی دیگر از مزایای اسکن و بایگانی دیجیتال است. در بایگانی های سنتی معمولا به تدریج که تعداد اسناد و مدارک کاغذی رو به افزایش میگذاشت ، فضای مورد نیاز بایگانی ما نیز افزایش میافت به طوری که در حد یک اتاق هم جا اشغال میکرد و ما را با انبوهی از پوشه ها و زونکن ها که کاغذهای زیادی به آن ها الحاق پیدا کرده بود رو به رو میساخت. بایگانی بصورت دیجیتال تمام آن اتاق شلوغ و پر از کاغذ و سند را به یک حافظه فلش کوچک که به راحتی در جیب شما هم قابل جایگیری است مبدل میسازد.

دسته بندی امن تر با دیجیتال سازی اسناد

در ابتدای این نوشته اشاره ای به این داشتیم که اسناد کاغذی ممکن است گم شوند و یا حتی از بین بروند . فرض کنید یک سند خیلی خاص که حتی دارای یک کپی است کاملا ازبین برود ، حال چه اتفاقی می افتد؟

تکنولوژی اسکن اسناد

مراحل اسکن مدارک

اسکن دیجیتال از اسناد چنین خطری را به طور کامل از بین میبرد. اسکن دیجیتال این امکان را بوجود می آورد که براحتی بتوانید بر روی اسناد خود کنترل داشته باشید و کامل بدانید که چه کسی و در چه تاریخی آن را بوجود آورده یا ویرایش کرده است. پس بایگانی دیجیتال این امکان را فراهم میکند تا دسترسی های خاص را به افراد خاص بدهید و خیالتان از این که سندتان توسط افراد دیگر دستکاری ، حذف یا تغییر داده شود ، راحت باشد.

کاهش هزینه ها

هزینه ها در بایگانی های سنتی بسیار بالاست علاوه بر اینکه هزینه های مالی زیادی همراه دارد ، هزینه هایی مانند اشغال فضای بسیار زیاد ، زمان مورد نیاز برای یافتن هر سند و….. را نیز شامل میشود. با استفاده از اسکن و بایگانی دیجیتال میتوان تمامی اسناد کاغذی را دور دور ریخت و از این طریق علاوه بر صرفه جویی در هزینه ، در فضا و زمانی که باید برای یافتن اسناد بکار ببریم نیز صرفه جویی میشود.

برای اطلاع از هزینه های ایجاد بایگانی دیجیتال رو قیمت اسکن مدارک کلیک کنید.