اسکن اسناد و مدارک

تعیین قیمت اسکن اسناد و مدارک 

اسکن اسناد و مدارک و بایگانی دیجیتال امروز جایگزین روش های  قدیمی شده است و مزایای بیشتر و دسترسی آسان تری را برای افراد فراهم می کند. اما شاید در رابطه نحوه تعیین قیمت اسکن اسنادو مدارک کنجکاو باشید . ما در ادامه قصد داریم که در رابطه با این موضوع صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

قبل از هرگونه توضیح در مورد نحوه تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد باید به این نکته اشاره کنیم که برآورد هزینه تهیه فایل های اسکن شده ، به عوامل زیادی وابسته است که در اینجا سعی میکنیم به این عوامل به صورت تفکیک شده بپردازیم.

بررسی اولیه اسناد 

اولین اقدام برای تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد ، بررسی اولیه آن ها میباشد این بررسی اولیه موارد زیر را در بر میگیرد.

• تعداد کل اسناد و مدارک

پیش از هر گونه اظهار نظر باید تعداد اسناد را مشخص کنیم زیرا تعداد این اسناد یکی از مهمترین عوامل در تعیین قیمت اسکن مدارک و اسناد میباشد. باید توجه داشته باشید شمارش تعداد اسنادی که بایگانی شده معمولا در بعضی سازمان ها بقدری زیاد است که از هر نوع روشی که در نظر بگیرید بازهم تقریبی بدست می آید. یکی از ساده ترین روش ها شمارش تعداد سندهای بایگانی شده در یک زونکن و سپس گرفتن میانگین از کل آن هاست. بهتر است اسناد درون زونکن ها از دارای تفکیک دسته بندی باشند تا با میانکین گیری از هر دسته بندی تعداد برآورد شده به تعداد واقعی نزدیک تر باشد.

• محدودیت زمانی

هرچه برای دریافت اسکن اسناد و مدارک خود دارای محدودیت زمانی بیشتر باشید ( یعنی خواهان تحویل سریع تر اسناد و مدارک اسکن شده خود باشید) مسلما هزینه بیشتری پیش روی خود خواهید داشت.

• نیاز به اصلاحات در خروجی های اسکن شده

گاهی اسناد قدیمی در اسکن دچار مشکلاتی میشوند که برای واضح شدن آن ها نیاز به اصلاحاتی در نرم افزارهایی امثال فتوشاپ پیدا میکنند ، چنین اسنادی علاوه بر نیاز به زمان بیشتر برای اسکن هزینه های بیشتری نیز در پی خواهند داشت.

• سایز اسکن های مد نظر

منظور این است که برای این اسناد دقیقا به چه ابعادی نیاز داریم ( استانداردهای A3 ، A4 یا A5 ) ؟ هرکدام از استانداردها نیاز به روش ها و زمان متفاوتی دارد.

 

• رنگی یا سیاه و سفید بودن

از مهمترین عوامل تاثیر گذار بر قیمت اسکن اسناد و مدارک رنگی یا سیاه سفید بودن آن هاست . اسکن رنگی ، اسکنرهای پیشرفته تری را میطلبد که خود هزینه های سنگین تری به همراه می آورد.

• صفحه ها پیوسته باشند یا مانند صفحات کتاب جدا باشند

همانطور که از عنوان مشخص است اسکن صفحه صفحه بصورت دستی هزینه زمان و زحمت بسیار زیادی میطلبد به همین دلیل هزینه بیشتری نیز نسبت به اسکن پیوسته به همراه دارد.