اسکن اسناد و مدارک

تعریف بایگانی

واژه ی بایگانی را حتما تا به حال شنیده اید ! اما این کلمه به چه معناست ؟ بایگانی به معنی یک دسته بندی منظم است که بیشتر کارمندان در ادارات و شرکت ها با آن دست و پنجه نرم می کنند. هنگامی که بحث از طبقه بندی و مرتب کردن حجم انبوهی از مدارک و اسناد کاغذی به میان می آید بسیاری از افراد امتناع می کنند. در ادامه قصد داریم به بررسی این موضوع و روش های مختلف بایگانی بیشتر بپردازیم. 

زمانی که فرد در شغل خود با فرآیندهای این بخش آشنایی نداشته باشد بدون شک مشکلات زیادی برای او به وجود می آید. بنابراین هر فردی در اداره باید با این بخش آشنایی پیدا کند. امروزه با استفاده از نرم افزار های آرشیو اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و بهتر می توانند کارهای خود را مدیریت کنند.

 

هر نوع سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط شخص، اشخاص، سازمان دولتی یا خصوصی تولید گردیده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه جاری، اداری آن سازمان خارج شود و دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد را آرشیو اسناد(بایگانی اسناد) می گویند.

به طور کلی اسکن اسناد و مدارک به شما این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان به اسناد بایگانی شده دسترسی پیدا کرده و از تجاوز افراد به مدارک بسیار مهم جلوگیری کنید.

با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی کنیم صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم، بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز تولید شوند را بایگانی و آرشیو می کنیم زیرا آنها اسناد با اهمیت و ارزشمندی برای ما هستند.