سفارش تبلیغ
صبا ویژن

همه چیز در مورد مدیریت اسناد

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد و ایجاد اتاقی برای بایگانی هموار یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران عامل و صاحبان شرکت ها، ادارات و سازمان های دولتی بوده است. مشکلات و دغدغه های فراوان سبب شده است تا ایجاد محیطی امن برای اسناد و مدارک بسیار حائض اهمیت باشد. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت اسناد یکی از شیوه هایی است که افراد با استفاده از آن ها می توانند با حذف اتاق های بایگانی و ایجاد فضایی برای مدیریت اسناد به خوبی می توان از امنیت و سلامت اسناد بایگانی شده اطمینان حاصل کرد.

مدیریت اسناد

نرم افزار دبیرخانه آدا ساخته شرکت نرم افزاری آدا یکی از بهترین و پر قدرت ترین نرم افزار های دبیرخانه در کشور می باشد این نرم افزار از نظر سرعت، سهولت در کاربری، و امکانات در نوع خود بی نظیر است. خدمات پس از فروشی که برای این ورژن در نظر گرفته شده خیال شما عزیزان را برای خرید این سیستم آسوده می کند در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جابجایی فیزیکی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.

مدیریت اسناد

ثبت دائمی اسناد

سیستم دبیرخانه بدون کاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است. در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت ایمیل سرور، تعریف قالب نامه ها ، فاکس سرور، آلارم های ویژه، گزارشگیری قوی و غیره می باشد. این نرم افزار مدیریت اسناد در ایران طرفداران بسیار زیادی دارد.

برخی از امکانات نرم افزار دبیرخانه:

  • امکانات اسکن و بایگانی
  • هشدار برای نامه های تکراری
  • دسترسی برای نامه های محرمانه
  • ثبت نامه در تمامی دبیرخانه های تعریف شده
  • چارت سازمانی بصورت درختواره همراه با کدینگ
  • امکان اشتراک گذاری زونکن ها در نرم افزار دبیرخانه
  • امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی به دبیرخانه ها
  • نرم افزار دبیرخانه قابلیت اتصال به انواع اسکنر های تک برگی و دسته ای
  • پیوست تمامی فایل ها اعم از exel،rar،zip،word،pdf،powerpoint، autocad،و …
  • امکان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیکاتور برای هر دبیرخانه
  • پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت
  • امکان ویرایش بر روی تصاویر اسکن شده و نوشتن متن بر روی تصاویر با استفاده از ادیتور و قلم نوری

مراحل اسکن مدارک

فرآیند اسکن اسناد و مدارک

اسکن اسناد و مدارک امروز بیش از پیش مورد توجه افراد قرار گرفته است چرا که این روش با ذخیره سازی انبوه و اشغال فضای کمتر ، امنیت بیشتری نیز به لحاظ ماندگاری مدارک دارد. همچنین طریقه دسترسی به اطلاعات و داده ها را سهولت می بخشد و به طور کلی روش مطلوب تری محسوب می شود. در این مطلب ما قصد داریم شما را با مراحل اسکن اسناد و مدارک آشنا سازیم.

مراحل اسکن اسناد به صورت زیر است:

  • آماده سازی اسناد و مدارک ( این مرحله در قیمت اسکن مدارک به طور کامل شرح داده شد.)
  • اسکن اسناد و مدارک که شامل ایجاد تصاویر دیجیتال از اسناد است.
  • ارتقا دادن وضوح تصاویر اسکن شده برای خوانایی بیشتر
  • استاندارد سازی فرمت های اسکن شده بسته به نوع اسناد
  • بایگانی کردن اسناد اسکن شده با نرم افزارهای مخصوص آرشیو سازی

مراحل اسکن اسنادنمونه ای از یک سند اسکن شده

با توجه به توضیحات مختصر بالا شاید این فرآیند در ظاهر بسیار پیچیده و زمان بر و در عین حال گیج کننده بنظر برسد ، اما از این نظر نگران نباشد و تمامی مراحل اسکن اسناد خود را به ما واگذار کنید.

تیم ما دارای افراد متخصص و با سابقه در زمینه ایجاد آرشیو دیجیتال از اسناد میباشد. کافیست با ما تماس بگیرید و در مورد نوع اسناد خود با متخصصین ما صحبت کنید و پس از مشخص شدن و دسته بندی اسناد شما ، باقی کارها و فرآیند اسکن مدارک را به ما واگذار کنید و دیگر نگران هیچ چیز نباشید.

اسکن مدارک در تهران

اسکن اسناد دارای مزایا و برتری هایی نسبت به بایگانی به روش سنتی است که در آینده به طور مفصل آن را برای شما شرح خواهیم داد. از اعتماد شما به شرکت ما در جهت اسکن مدارکتان سپاس گزاریم.