اسکن اسناد و مدارک

نکاتی در رابطه با اسکن اسناد خاص

اسکن اسناد و مدارک روش مناسبی برای ذخیره سازی اطلاعات و اسناد است. کاهش هزینه های ذخیره سازی، پشتیبان گیری آسان و اشتراک گذاری از راه دور از جمله مزایای این روش بایگانی اطلاعات است که موجب تمایل افراد به استفاده  از آن شده است. 

بزرگترین مسئله این است که بیشتر پروژه های تبدیل اسناد و مدارک با تعداد زیادی سوابق برای تبدیل شروع می شوند، و این کار می تواند ترسناک باشد. در ادامه به بررسی نکاتی در خصوص اسکن اسناد خاص خواهیم پرداخت.

چه اسنادی نیاز به اسکن دارند؟

اکثر مشاغل تصمیم نمی گیرند که هر کاغذی را که ذخیره کرده اند اسکن کنند. شما بایستی سوابق خود را بر اساس برنامه نگهداری شرکت بررسی کنید و هر آنچه را که دیگر لازم نیست از بین ببرید. پس از اتمام کار، بیشترین اسنادی را که کاربرد زیادی دارند و به عبارتی خاص هستند را در اولویت قرار دهید و اگر آن را دیجیتالی کنید خواهید دید که بیشترین سود را برای شما خواهد داشت.

یک راه برای حل این موضوع تعیین تاریخ اسکن آن هم یک روز جلوتر است. تمام اسناد بعد از آن تاریخ و همه موارد قدیمی تر از آن تاریخ فقط در صورت دسترسی اسکن می شوند. این راه حل در حالی که اسناد قدیمی را بر اساس نیاز افراد تبدیل می کند ، به طور چشمگیری آنچه را که باید دیجیتالی شود ، کاهش می دهد.

 

اسکن اسناد خاص به چه صورت است؟

گام دوم در هر پروژه تبدیل استاد این است که بفهمید چند صفحه را باید اسکن کنید . به این صورت که باید دامنه پروژه اسکن اسنادتان را بدانید .
یک جعبه پرونده استاندارد (10 “x 12” x 15 “) حدود 2500 صفحه پرونده یا اسناد را در خود جای می دهد. یک قفسه استاندارد حدود 200 صفحه در هر اینچ را در خود جای داده است. بیشتر پروژه ها را می توان بر اساس مضرب این میانگین ها تخمین زد. این دقیق تر از تلاش برای تخمین تعدادی از پرونده ها و سپس تلاش برای تخمین تعداد صفحات در هر پرونده است.