اسکن اسناد و مدارک

اسکن پرونده های سازمانی

می دانید که همواره سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی با حجم انبوهی از پرونده ها و مدارک کاغذی رو به رو هستند که احتیاج به بایگانی و نگهداری دارد. این موضوع دو چالش را به همراه دارد اول تامین امنیت این حجم از اسناد و مدارک و دوم فضای اشغالی این میزان کاغذ و برگه که قطعا هر دو مورد موجب تحمیل هزینه هایی سنگین برای این سازمان ها می شوند. 

از طرفی بیرون کشیدن پرونده ای در میان انبوهی از کاغذ ها و پرونده ها در اتاق های بایگانی درست در زمانی که تنها یک کارمند در این اتاق ها فعالیت می کند یک شکل بسیار بزرگ بر سر راه ارباب رجوع و حتی سایر کارمندان بوده است.

در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند.

طی سال های گذشته افراد مختلفی برای رفع این مشکلات تلاش کرده اند که حاصل این تلاش ها ایجاد محیطی مناسب و ایمن برای بایگانی بوده است. اسکن مدارک سازمانی و یا عبارت دیگر اسکن پرونده های اداری راه حل پیشنهادی این افراد برای ادارات و سازمان های خصوصی و دولتی است.

مزیت های  اسکن اسناد سازمانی

اسکن و بایگانی اسناد و مدارک سازمانی می تواند منجر به اتفاقات بسیار خوبی در میان این ادارت شود. از مهمترین این فواید باید ایجاد محیطی امن برای پرونده ها را ذکر کرد، به گونه ای که با اسکن سازی و ایجاد دسترسی های محدود می توان تنها به افراد خاصی اجازه دست یابی به اسناد خاص سازمان یا اداره را داد. در حالی که در اتاق های بایگانی این امکان وجود ندارد.

از دیگر فواید اسکن پرونده های اداری و اسکن اسناد سازمانی باید به دسترسی سریع به پرونده مدنظر اشاره کرد به طوری که تنها با جستجو نام پرونده و یا مشخصات بسیار کمی از آن می توانید پرونده را به صورت کامل در صفحه نماش خود مشاهده کنید.