اسکن اسناد و مدارک

دیجیتال سازی مدارک

در سازمان ها و ادارات دولتی و یا خصوصی همواره حجم زیادی اتز اطلاعات و اسناد کاغذی وجود دارد که احتیاج به نگهداری و بایگانی داشته و تامین امنیت آنها مشکل است. همچنین بایگانی به روش سنتی خطراتی مانند مفقود شدن اسناد و یا دزدی آنها را در پی دارد. علاوه بر اینکه ممکن است خطاهای انسانی سهوی و یا عمدی موجب از بین بردن اسناد و طالاعات گردد. 

از این رو و در راستای اجرای ماده 7 از تبصره 2 ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و همچنین اصلاحیه مورخ 9/ 10/ 1378 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی تمامی سازمان های دولتی و ارگان های مختلفی که برای آنها در لایحه بودجه سالانه کشور ردیفی تعریف می شود می بایست اسناد مالی خود را به میکروفیلم تبدیل و یک نسخه از آن را برای دیوان محاسبات کشور ارسال نمایند. پس از تبدیل اسناد به میکروفیلم و اخذ تاییدیه دیوان محاسبات کشور ارگان و یا سازمان دولتی می تواند اسناد کاغذی خود را امحا و فضای بایگانی را از کاغذ آزاد

نماید.

دیوان محاسبات کشور به عنوان تنها ارگان ناظر دولت، مجوز فعالیت در زمینه پروسه اسکن اسناد بایگانی و تبدیل آنها به میکروفیلم را فقط به تعداد محدودی از شرکتهای خصوصی (با شرایط بسیار خاص )اعطا نموده است. شرکت آسان بایگان پارسی پس از طی مراحل قانونی به عنوان یکی از معدود بنگاه های اقتصادی فعال در این زمینه توانست در سال 1393مجوز فعالیت از دیوان محاسبات کشور را دریافت نماید.

نرم افزار اسکن اسناد

سرعت بخشیدن به پرونده ها و مدارک بایگانی شده نیاز امروز شرکت ها و ادارت است. بدین منظور، شرکت‎ ها به دنبال راه ‌های کاهش هزینه‌ ها و بهبود بهره ‌وری هستند. از این رو شرکت ها باید از ابزاری برای سرعت بخشیدن به فعالیت های خود در راستاری پاسخ به اربابان رجوع استفاده کنند. از این رو استفاده از نرم افزار های مدیریت آرشیو یکی از بهترین شیوه ها برای دیجیتال سازی اسناد و مدارک است.

نرم‎افزار Centervision

این نرم ‌افزار محصول شرکت BankTec به سادگی و سرعت کارایی کسب و کار شما را بهبود می ‌بخشد. این نرم ‌افزار یک پلت فرم واحد مشترک برای بهینه ‌سازی استقرار، اجرا و مدیریت سایت ‌های پردازش سند چند گانه از طریق یک کسب و کار جهانی است. با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه کسب و کار مناسب یا ایجاد کننده دانش، نرم ‌افزار Centervision همه داد ه‌های وارد شده را به سرعت آماده می‌کند تا خدمات مشتریان با بالاترین کیفیت را ارائه کند.

اسکن مدارک حقوقی

اسناد پزشکی ، حقوقی و اداری از جمله دسته بندی های اسناد و مدارک هستند که نگهداری و بایگانی آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. اسناد حقوقی موضوع مورد بحث ما می باشد که از جمله مدارک جنجالی بوده و به علت احتیاج به رجوع و دسترسی آسان به آنها ، روش بایگانی و نگهداری این اسناد بسیار حائز اهمیت است.

یکی از مهمترین و ساده ترین شیوه هایی که به افراد و سازمان این امکان را می هد تا با کمترین هزینه، کوتاه ترین زمان و با بالاترین کیفیت به بایگانی منظم و ایمن دست پیدا کنند دیجیتال سازی اسناد و اسکن اسناد حقوقی است.

اسکن و بایگانی دیجیتال به سرپرستان  این امکان را می دهد تا دسترسی های محدود و مشخصی را برای افراد ایجاد کرده از امینت پرونده های خود اطمینان حاص کنند.

از دیگر فواید دیجیتال سازی اسناد حقوقی باید به ایجاد محیطی امن و ایجاد مانعی برای بروز عوامل و خطرات محیطی مانند آتش سوزی، زلزله و سرقت را نام برد. از این رو به افراد و سازمان ها توصیه می شود تا در اولین فرصت نسبت به ایجاد بایگانی دیجیتال اقدام کنند.

دیجیتال سازی مدارک حقوقی

شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و بایگانی دیجیتال، دارای تاییدیه از دیوان محاسبات کشوری آماده خدمت رسانی به تمامی شرکت ها و ادارات خصوصی و دولتی جهت ایجاد بایگانی دیجیتال و آرشیو اسناد و مدارک است.

اسکن تصاویر

نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد

دیجیتال سازی اسناد حقوقی به کاربران این امکان را می دهد تا در کوتاه ترین زمان به پرونده ها و اسناد مختلف دست پیدا کنند به طوری که کافیست بخشی کوتاه ازمشخصات پرونده را در نرم افزار جست جو کرده و به طور کامل پرونده را در صفحه نمایش خود مشاهده کنند.

استفاده از نرم افزار های ایجاد آرشیو و بایگانی دیجیتال به کاربران و مدیران عامل این امکان را می دهد تا در خصوص صحت مدارک، امنیت، دسترسی آسان و ساده اطمینان حاصل کنند.

آشنایی با اسناد تجاری

اسناد تجاری از انواع اسناد هستند که قطعا بسیاری از افراد از آنها استفاده کرده و از مزیت هایشان بهره برده اند. آگاهی از ویژگی های این نوع اسناد و همچنین ویژگی های آنها می تواند کمک بزرگی برای استفاده ی صحیح و کارآمد باشد. از همین جهت است که ما به معرفی این ویژگی های مهم به شما خواهیم پرداخت. 

 از کاربرد های اسناد تجاری 

اسناد تجاری وسیله‌ای هستند که معاملات غیرنقدی را تسهیل می‌کنند که به عبارتی پرداختی این معاملات توسط این اسناد صورت می‌گیرد و در واقع مهمترین ویژگی این اسناد ، کارکرد آن‌ها به عنوان وسیله پرداخت است.

مبنای اولیه ایجاد اسناد تجاری به خصوص برات و سفته ، جلوگیری از خطرات احتمالی ناشی از حمل مقدار زیاد پول نقد از مکانی به مکان دیگر ، سرقت راهزنان و کاهش هزینه حمل و نقل و در نتیجه سود آوری ، بوده است . اما به تدریج فوایدی دیگری برای این اسناد مطرح گردید . مهم ترین فایده را باید به ابزار پرداخت بودن در معاملات غیر نقدی اشاره کرد . علاوه بر این موارد به تدریج وسیله‌ای برای کسب اعتبار و تامین مالی نیز به کار رفت . جمیع جهات سبب گردید ، مردم و علی الخصوص تجار در معاملات خود به جای حمل پول نقد ، از اسنادی تجاری به صورت حال یا مدت دار استفاده کنند .

انواع اسکن مدارک

اسکن اسناد و مدارک با توجه به کاربرد های منحصر به فرد خود در زمینه های مختلفی مورد توجه قرار گرفته و به کار گرفته می شود. اسکن اسناد نیز انواع مختلفی دارد. اگر علاقه مند به آگاهی از انواع اسکن اسناد و مدارک و ویژگی های آنها هستید ، با ما در ادامه ی مطلب همراه باشید. 

1. اسکن اسناد پرسنلی:

همه شما به خوبی می دانید که در هر سازمانی واحدهای گوناگون وجود دارد و هر یک از این واحدها بر اساس فعالیت هایی که دارند مدارک شان ر ا تولید می کنند. اسکن اسناد و مدارک از جمله مهمترین و اصلی ترین مدارکی می باشد که هر سازمانی آن را دارد. روش نگهداری و اسکن کردن این اسناد اهمیت بسیار زیادی دارد و باید به آن توجه شود. از آنجایی که روز به روز حجم اسناد و مدارک پرسنلی در حال افزایش می باشد باید از آنها به خوبی نگهداری شود و سیستم الکترونیکی اسکن یکی از بهترین سیستم ها به شمار می رود. نصب و راه اندازی این برنامه می تواند به شما کمک کند که به بهترین نحو ممکن بهره وری سازمان ها را افزایش دهید.

1. اسکن اسناد حسابداری و مالی

فاکتورهای خرید و اسنادی که مربوط به حسابداری یک شرکت و سازمان می باشد از جمله مهمترین اسناد یک شرکت به شمار می رود. در واقع باید بدانید این مدارک بسیار پر استفاده می باشد و افرادی که در بخش حسابداری کار می کنند بیش از اندازه روزانه به این مدارک نیاز دارند و باید از آنها استفاده کنند. اگر به خوبی نتوانید از این فاکتورها نگهداری کنید و کنترل دقیقی روی آنها نداشته باشید امکان دارد که هزینه های زیادی را پرداخت نمایید.

1. اسکن اسناد و پرونده های پزشکی

بیشتر مراکز خدمات درمانی مانند مراکز های جراحی، بیمارستان ها، مطب های خصوصی، دندانپزشکی ها، کلینیک ها و …. نیاز دارند که سوابق بیماران خود را نگهداری کنند. نرم افزار اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین نرم افزارهایی می باشد که شما می توانید پرونده های پزشکی را درون آن جای دهید. استفاده از این نرم افزار علاوه بر اینکه رتبه مراکز درمانی شما بالاتر می رود هزینه های دسترسی پیدا کردن به آن را تا حد بسیار زیادی کاهش می دهد.

5 نکته مهم برای اسکن اسناد و مدارک

امروزه مردم به ذخیره سازی و بایگانی دیجیتال روی آورده اند اما این روش هم می تواند مشکل ساز باشد. اینکه حجم زیادی از فایل های دیجیتال نیاز به نگهداری داشته باشند ، خود موضوع دیگری است. اما لازم نیست که خیلی نگران باشید؛ شما تنها با اگاهی از چند نکته در مورد اسکن اسناد و مدارک می توانید این معضل را حل کنید. 

1. یک سیستم مدیریتی ایجاد کنید.

هرشخصی که با حجم بالایی از فایل های دیجیتال کار می کند باید یک سیستم مدیریتی داشته باشد. این سیستم مشخص می کند که یک فایل خاص چگونه ذخیره و یا بازیابی شود. بهتر است در این سیستم پارامتر های مختلفی را در نظر بگیرید، از جمله تاریخ ایجاد فایل، فایل های مرتبط، و سایر مشخصات دیگر که می تواند به شما در پیدا کردن آن فایل در آینده کمک کند.

2. قوانینی برای نامگذاری و تعیین کلیدواژه ایجاد کنید.

نحوه نامگذاری و تگ کردن تصاویر و فایل هایتان مساوی است با اینکه چقدر آسان دوباره آنها را در آینده پیدا کنید. کلید واژه ها به شما این امکان را می دهد که تصاویر را براساس آنچه در تصویر می بینید شناسایی کنید و این امر در آینده برای بازیابی آن بسیار کارگشا خواهد بود. شما می توانید چندین برچسب را برای همان تصویر اعمال کنید، اطلاعاتی را در مورد این که، چه کسانی در عکس هستند، زمان گرفته شده عکس و … وارد کنید.

3. ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز جهت اسکن به یک مرکز خدمات اسکن.

اسکن و دیجیتال سازی تخصص آسان بایگان است. جهت اسکن و دسته بندی با کیفیت می توانید دسته ها و زونکن های اسنادتان را برای ما ارسال کنید. سپس تیم ما اقدام به اسکن دسته بندی و تفکیک اسناد دیجیتال می نماید طوری که پس از آن قادر باشید به سرعت به آن ها دسترسی پیدا کنید.

4. فایل های غیر ضروری را حذف کنید.

در وهله اول از خودتان بپرسید که چرا این فایل هنوز موجود است و حذف نشده؟ آیا در آینده ممکن است نیاز خواهد بود؟ یا این که فایل مذبور ارزش عاطفی-احساسی برای شما دارد یعنی فایلی مربوط به خاطرات شماست؟

اگر زمان زیادی است که از یک فایل استفاده نکردید، از خود بپرسید که آیا واقعا به استفاده از آن نیاز دارید؟ اگر نیاز ندارید بی تردید آن را حذف کنید چرا که هرچه میزان فایل ها بیشتر باشد مدیریت آن ها هم سخت تر می شود. نرم افزارهای زیادی هستند که با توجه به عدم استفاده از فایل ها آن را برای شما دسته بندی و فایل هایی که مدت هاست به آن سر زده نشده است را در لیست فایل های قابل حذف قرار می دهند.